Kostendruck gehört zum Alltag vieler kleiner und mittlerer Unternehmen. Entsprechend gross ist die Versuchung, IT-Dienstleistungen möglichst günstig einzukaufen.
Webhosting für wenige Franken, kostenlose E-Mail-Lösungen, günstige Website-Pakete oder Sicherheitslösungen, auf die ganz verzichtet wird: Auf den ersten Blick lassen sich damit Kosten reduzieren.
Das Problem zeigt sich häufig erst später. Denn bei IT entscheidet nicht allein der Einkaufspreis darüber, wie teuer eine Lösung tatsächlich ist. Ausfälle, fehlender Support, Sicherheitsprobleme, Arbeitszeit und aufwendige Reparaturen können eine vermeintlich günstige Lösung im Nachhinein erheblich verteuern.
Dieser Artikel zeigt, warum der niedrigste Preis bei geschäftskritischer IT selten der wichtigste Entscheidungsfaktor sein sollte und worauf KMU stattdessen achten können.
Günstig ist nicht automatisch schlecht
Zunächst eine wichtige Unterscheidung: Eine preiswerte IT-Lösung muss nicht schlecht sein.
Standardisierte Prozesse, Automatisierung und moderne Infrastruktur ermöglichen heute Leistungen zu Preisen, die vor einigen Jahren kaum denkbar gewesen wären.
Problematisch wird es erst, wenn ein niedriger Preis dadurch entsteht, dass an Leistungen gespart wird, die für den konkreten Einsatzzweck notwendig wären.
Das können beispielsweise sein:
- ausreichende Serverressourcen
- regelmässige Backups
- Sicherheitsmechanismen
- persönlicher Support
- Monitoring
- Wartung und Aktualisierungen
Die richtige Frage lautet deshalb nicht: „Was ist die billigste Lösung?“
Sondern: „Welche Leistung benötige ich – und was kostet mich ein Problem, wenn diese Leistung fehlt?“
Der Einkaufspreis ist nur ein Teil der tatsächlichen Kosten
Bei IT-Lösungen ist es sinnvoll, nicht nur den monatlichen oder jährlichen Preis zu betrachten.
Entscheidend sind die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer. Dazu gehören neben dem eigentlichen Produkt auch interne Aufwände und mögliche Folgekosten.
Beispielsweise:
- Zeit für Administration und Fehlerbehebung
- Kosten durch Ausfallzeiten
- externe Unterstützung bei Problemen
- Migration zu einem anderen Anbieter
- Wiederherstellung verlorener Daten
- Umsatzverluste bei nicht erreichbaren Diensten
Eine Lösung für CHF 5 pro Monat ist deshalb nicht automatisch günstiger als eine Lösung für CHF 20, wenn für die erste Variante regelmässig zusätzliche Arbeitszeit benötigt wird.
Beispiel Webhosting: Was kostet eine langsame oder ausgefallene Website?
Beim Webhosting sind Preisunterschiede für Kunden auf den ersten Blick schwer nachvollziehbar.
Schliesslich bieten nahezu alle Anbieter Speicherplatz, Datenbanken, E-Mail und SSL-Zertifikate. Die Unterschiede liegen häufig dort, wo sie in einer Produktbeschreibung weniger offensichtlich sind: bei Ressourcen, Infrastruktur, Backup-Konzept, Support und technischer Betreuung.
Für eine private Hobby-Website kann ein sehr günstiges Hosting vollkommen ausreichend sein.
Bei einer Unternehmenswebsite sieht die Situation anders aus. Wenn darüber Kundenanfragen, Reservierungen oder Bestellungen eingehen, hat die Verfügbarkeit einen wirtschaftlichen Wert.
Ein Ausfall während eines Arbeitstages kann bereits mehr kosten als die Differenz zwischen zwei Hosting-Angeboten für ein ganzes Jahr.
Dasselbe gilt für schlechte Performance. Langsame Websites können Besucher verlieren, bevor diese überhaupt eine Anfrage stellen oder einen Kauf abschliessen.
Weitere Informationen zur technischen Grundlage finden Sie unter Webhosting für Unternehmen .
Support ist wertlos – bis man ihn benötigt
Support gehört zu den Leistungen, deren Wert sich im normalen Betrieb nur schwer messen lässt.
Solange alles funktioniert, scheint es irrelevant, ob eine Anfrage innerhalb kurzer Zeit oder erst am nächsten Arbeitstag beantwortet wird.
Bei einer Störung ändert sich diese Bewertung sofort.
Ist die Website nicht erreichbar, funktioniert der E-Mail-Verkehr nicht oder tritt ein Sicherheitsproblem auf, wird die Reaktionszeit plötzlich zum Kostenfaktor.
Dann sind konkrete Fragen entscheidend:
- Erreiche ich überhaupt jemanden?
- Versteht der Ansprechpartner mein Problem?
- Wer ist für die Fehleranalyse zuständig?
- Wie schnell kann reagiert werden?
Ein günstiges Produkt mit unzureichendem Support kann deshalb im Problemfall erheblich teurer werden als erwartet.
E-Mail: Ein gutes Beispiel für unterschätzte Risiken
Geschäftliche E-Mail wird häufig als Selbstverständlichkeit betrachtet. Sie soll einfach funktionieren.
Dabei gehört E-Mail zu den wichtigsten und gleichzeitig am stärksten angegriffenen Kommunikationskanälen eines Unternehmens.
Spam, Phishing, gefälschte Absender und schädliche Anhänge gehören zum Alltag.
Auf professionelle Filterung zu verzichten, spart zunächst Geld. Eine einzige erfolgreiche Phishing-Mail kann diese Einsparung jedoch vollständig zunichtemachen.
Professioneller E-Mail-Schutz sollte deshalb nicht nur nach dem Preis bewertet werden, sondern nach dem Risiko, das damit reduziert wird.
Mehr dazu: E-Mail-Sicherheit und Spam-Schutz .
Backups: Die günstigste Sicherung hilft nicht, wenn sie nicht funktioniert
Ein ähnliches Problem zeigt sich bei Backups.
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Daten „irgendwo gesichert“ werden. Ob diese Sicherungen aktuell, vollständig und tatsächlich wiederherstellbar sind, wird häufig erst im Ernstfall geprüft.
Ein Backup hat jedoch nur dann einen Wert, wenn daraus Daten zuverlässig wiederhergestellt werden können.
Entscheidend sind deshalb unter anderem:
- Wie häufig werden Sicherungen erstellt?
- Wie viele Versionen werden aufbewahrt?
- Wo werden die Backups gespeichert?
- Wie funktioniert die Wiederherstellung?
- Wurde eine Wiederherstellung bereits getestet?
Wie KMU Datensicherungen sinnvoll planen können, erklären wir ausführlicher im Ratgeber Backup-Strategien für KMU .
WordPress: Billige Erstellung kann später teuer werden
Auch bei Websites selbst zeigt sich das Problem deutlich.
Eine WordPress-Website lässt sich heute mit fertigen Themes und Plugins vergleichsweise schnell erstellen. Das senkt die Einstiegskosten.
Werden dabei jedoch technische Grundlagen ignoriert, entstehen später häufig Probleme:
- unnötig viele Plugins
- schlechte Performance
- fehlende Updatefähigkeit
- Sicherheitsprobleme
- Abhängigkeit von einzelnen Erweiterungen oder Dienstleistern
Die eigentlichen Kosten entstehen dann nicht bei der Erstellung, sondern bei späteren Reparaturen, Umbauten oder einer kompletten Neuerstellung.
Was eine professionelle WordPress-Website tatsächlich kostet, haben wir im Beitrag Was kostet eine WordPress-Website wirklich? ausführlicher eingeordnet.
Die teuerste IT-Stunde ist oft die ungeplante
Ein wesentlicher Kostenfaktor wird in Preisvergleichen fast immer vergessen: die eigene Arbeitszeit.
Wenn Mitarbeitende mehrere Stunden damit verbringen, ein E-Mail-Problem zu lösen, eine Website wiederherzustellen oder zwischen verschiedenen Anbietern zu vermitteln, entstehen reale Kosten.
Besonders teuer werden ungeplante Probleme, weil sie meistens dann auftreten, wenn eigentlich andere Aufgaben erledigt werden sollten.
Eine Stunde präventive Wartung kann deshalb wirtschaftlich sinnvoller sein als mehrere Stunden Fehlerbehebung unter Zeitdruck.
Viele Anbieter können ebenfalls Kosten verursachen
Nicht nur die Qualität einzelner Produkte spielt eine Rolle. Auch die Struktur der IT-Landschaft beeinflusst die Kosten.
Domain bei Anbieter A, Hosting bei Anbieter B, E-Mail bei Anbieter C, Website bei einer Agentur und Backups über einen weiteren Dienstleister: Technisch kann eine solche Struktur problemlos funktionieren.
Bei einer Störung kann jedoch schnell unklar werden, wer verantwortlich ist.
Der Hosting-Anbieter verweist auf die Website, die Agentur auf DNS, der Domain-Anbieter auf den Mailserver.
Das Problem ist dann nicht zwingend schlechte Technik, sondern der zusätzliche Koordinationsaufwand.
Für KMU kann es deshalb wirtschaftlich sinnvoll sein, zusammengehörende Dienste möglichst strukturiert und mit klaren Zuständigkeiten zu betreiben.
Wo Sparen durchaus sinnvoll ist
Das bedeutet ausdrücklich nicht, dass Unternehmen immer die teuerste Lösung kaufen sollten.
Überdimensionierte IT ist genauso unwirtschaftlich wie unterdimensionierte IT.
Nicht jedes Unternehmen benötigt:
- einen eigenen Server
- Enterprise-Sicherheitslösungen
- komplexe Hochverfügbarkeitsarchitekturen
- teure individuelle Software
Für ein kleines KMU kann ein solides Shared Hosting die wirtschaftlich sinnvollste Lösung sein.
Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zum tatsächlichen Risiko und Einsatzzweck passt.
Wie KMU IT-Angebote sinnvoll vergleichen können
Statt nur den Preis zu vergleichen, sollten Unternehmen einige grundlegende Fragen stellen:
- Welche Leistungen sind tatsächlich enthalten?
- Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie werden Backups gehandhabt?
- Welche Sicherheitsmechanismen sind vorhanden?
- Wie schnell und über welche Kanäle ist Support erreichbar?
- Was kostet zusätzliche Unterstützung?
- Wie einfach ist ein späterer Wechsel?
Damit verändert sich der Vergleich.
Statt lediglich zwei Monatsbeträge gegenüberzustellen, werden Leistungen, Risiken und mögliche Folgekosten betrachtet.
Fazit: Nicht billig oder teuer – sondern wirtschaftlich
Die entscheidende Frage bei IT lautet nicht, ob eine Lösung billig oder teuer ist.
Entscheidend ist, ob sie für ihren Einsatzzweck wirtschaftlich ist.
Eine günstige Lösung kann hervorragend sein, wenn sie alle notwendigen Anforderungen erfüllt. Eine vermeintliche Ersparnis wird dagegen teuer, wenn fehlende Leistung, Sicherheit oder Unterstützung später Ausfälle und zusätzlichen Arbeitsaufwand verursacht.
Gerade bei geschäftskritischen Bereichen wie Hosting, E-Mail, Backups und Websites lohnt es sich deshalb, nicht nur auf den Preis zu schauen.
Zuverlässigkeit, klare Zuständigkeiten und kalkulierbare Risiken sind ebenfalls Teil der Rechnung.
