{"id":22677,"date":"2026-08-28T15:32:32","date_gmt":"2026-08-28T13:32:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.curiaweb.ch\/?post_type=docs&#038;p=22677"},"modified":"2026-08-28T15:32:32","modified_gmt":"2026-08-28T13:32:32","password":"","slug":"spamexperts-e-mail-archivierung","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/www.curiaweb.ch\/en\/hilfe\/e-mail-spamexperts\/spamexperts-e-mail-archivierung\/","title":{"rendered":"Email Archiving with SpamExperts"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\">With the <strong>E-Mail-Archivierung von SpamExperts<\/strong> k\u00f6nnen ein- und ausgehende E-Mails zentral archiviert und sp\u00e4ter wieder gesucht werden. Die Archivierung ist damit etwas anderes als die Spam-Quarant\u00e4ne oder ein klassisches Backup eines E-Mail-Postfachs.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sie kann insbesondere f\u00fcr Unternehmen interessant sein, die gesch\u00e4ftliche E-Mail-Kommunikation zus\u00e4tzlich zentral aufbewahren und bei Bedarf gezielt durchsuchen m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Important:<\/strong> Eine technische E-Mail-Archivierung allein beantwortet noch nicht die Frage, welche Nachrichten dein Unternehmen aus rechtlichen oder organisatorischen Gr\u00fcnden aufbewahren muss oder darf. Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Zugriffsberechtigungen m\u00fcssen passend zum jeweiligen Unternehmen geregelt werden.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">What is SpamExperts email archiving?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">SpamExperts kann Nachrichten, die \u00fcber die entsprechende Infrastruktur verarbeitet werden, zus\u00e4tzlich in einem zentralen Archiv speichern.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der grunds\u00e4tzliche Ablauf sieht vereinfacht so aus:<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-code\"><code>E-Mail-Verkehr\n      \u2193\nSpamExperts\n      \u2193\nFilterung \/ Verarbeitung\n      \u2193\nArchivierung\n      \u2193\nsp\u00e4tere Suche und Wiederherstellung<\/code><\/pre>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dadurch entsteht neben dem normalen Postfach eine zus\u00e4tzliche Archivierungsebene.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Postfach?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dein normales E-Mail-Postfach ist f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit gedacht. Dort liest, beantwortest, verschiebst und l\u00f6schst du Nachrichten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein E-Mail-Archiv verfolgt einen anderen Zweck: Es bewahrt Nachrichten zentral auf und erm\u00f6glicht eine sp\u00e4tere Suche unabh\u00e4ngig davon, ob die betreffende Nachricht noch im normalen Postfach vorhanden ist.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Postfach<\/th><th>E-Mail-Archiv<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>F\u00fcr die t\u00e4gliche E-Mail-Arbeit<\/td><td>F\u00fcr zus\u00e4tzliche zentrale Aufbewahrung<\/td><\/tr><tr><td>Benutzer verwaltet Nachrichten<\/td><td>Archivierte Nachrichten werden separat gespeichert<\/td><\/tr><tr><td>Nachrichten k\u00f6nnen vom Benutzer gel\u00f6scht werden<\/td><td>Archivkopie kann unabh\u00e4ngig vom Postfach bestehen bleiben<\/td><\/tr><tr><td>Ordnerstruktur f\u00fcr die t\u00e4gliche Organisation<\/td><td>Suche und Wiederauffinden stehen im Vordergrund<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">E-Mail-Archivierung ist kein Spamfilter<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Archivierung sollte auch nicht mit dem eigentlichen Spamfilter verwechselt werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">SpamExperts Incoming und Outgoing Filtering analysieren Nachrichten und treffen Filterentscheidungen. Die Archivierung verfolgt dagegen den Zweck, entsprechende E-Mail-Kommunikation aufzubewahren und sp\u00e4ter zug\u00e4nglich zu machen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine archivierte Nachricht ist deshalb nicht automatisch Spam und eine Spam-Nachricht wird nicht allein aufgrund der Archivierung blockiert.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">E-Mail-Archivierung und Spam-Quarant\u00e4ne sind nicht dasselbe<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Also the <strong>Spam Quarantine<\/strong> ist kein E-Mail-Archiv.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Spam Quarantine<\/th><th>E-Mail-Archiv<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Enth\u00e4lt vom Filter zur\u00fcckgehaltene Nachrichten<\/td><td>Dient der l\u00e4ngerfristigen Aufbewahrung archivierter Nachrichten<\/td><\/tr><tr><td>Teil der Spam-Behandlung<\/td><td>Separate Archivierungsfunktion<\/td><\/tr><tr><td>Nachrichten k\u00f6nnen gepr\u00fcft und freigegeben werden<\/td><td>Nachrichten k\u00f6nnen gesucht und wieder aufgerufen werden<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wie die Spam-Quarant\u00e4ne funktioniert, erkl\u00e4ren wir unter <a href=\"\/en\/help\/email-spamexperts\/spam-quarantine\/\">Using Spam Quarantine in SpamExperts<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">E-Mail-Archivierung und Backup unterscheiden<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht zwischen <strong>Archivierung<\/strong> and <strong>Backup<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein Backup dient prim\u00e4r dazu, Daten nach einem Verlust oder technischen Problem wiederherzustellen. Eine E-Mail-Archivierung ist dagegen auf die strukturierte und l\u00e4ngerfristige Aufbewahrung sowie das gezielte Wiederauffinden von Nachrichten ausgerichtet.<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-code\"><code>Backup\n\u2192 Wiederherstellung nach Datenverlust\n\nArchiv\n\u2192 Aufbewahrung und gezielte Suche<\/code><\/pre>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Briefly explained:<\/strong> Ein Backup und ein E-Mail-Archiv k\u00f6nnen sich erg\u00e4nzen, erf\u00fcllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein Archiv sollte nicht einfach als Ersatz f\u00fcr eine Backup-Strategie betrachtet werden.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Welche E-Mails k\u00f6nnen archiviert werden?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die SpamExperts-Archivierung kann abh\u00e4ngig von der gebuchten beziehungsweise eingerichteten Konfiguration f\u00fcr ein- und ausgehende Nachrichten eingesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit die betreffenden Nachrichten archiviert werden k\u00f6nnen, m\u00fcssen sie \u00fcber den daf\u00fcr vorgesehenen SpamExperts-Nachrichtenweg verarbeitet werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr eingehende Nachrichten ist deshalb die korrekte Einrichtung des Incoming Filtering wichtig.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Diese erkl\u00e4ren wir unter <a href=\"\/en\/help\/email-spamexperts\/spamexperts-incoming-filtering-mx-konfiguration\/\">Set up SpamExperts incoming filtering and configure MX records<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr ausgehende Nachrichten muss entsprechend der vorgesehene Outgoing-Versandweg verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Einrichtung findest du unter <a href=\"\/en\/help\/email-spamexperts\/spamexperts-outgoing-filtering-einrichten\/\">Set up SpamExperts Outgoing Filtering<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Warum ist der tats\u00e4chliche Nachrichtenweg wichtig?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein Archivierungssystem kann nur Nachrichten archivieren, die den daf\u00fcr vorgesehenen Verarbeitungsweg tats\u00e4chlich durchlaufen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wird eine Nachricht an SpamExperts vorbei direkt zugestellt oder \u00fcber einen anderen ausgehenden SMTP-Dienst versendet, kann sie au\u00dferhalb der vorgesehenen SpamExperts-Archivierung liegen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Deshalb sollte bei vermeintlich fehlenden Archivnachrichten zun\u00e4chst gepr\u00fcft werden, welchen Weg die betreffende E-Mail tats\u00e4chlich genommen hat.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">SpamExperts Control Panel \u00f6ffnen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Open your SpamExperts service via the CURIAWEB customer center.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kontrolliere anschlie\u00dfend, dass du die richtige Domain beziehungsweise die gew\u00fcnschte Verwaltungsebene ge\u00f6ffnet hast.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">We declare the registration under <a href=\"\/en\/help\/email-spamexperts\/spamexperts-dashboard-login\/\">Login to the SpamExperts Dashboard via the CURIAWEB Customer Center<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivbereich \u00f6ffnen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn die E-Mail-Archivierung f\u00fcr deinen SpamExperts-Dienst verf\u00fcgbar und aktiviert ist, findest du im Control Panel den entsprechenden Bereich f\u00fcr die Archivsuche beziehungsweise archivierte Nachrichten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Welche Funktionen dort sichtbar sind, h\u00e4ngt von der gebuchten Archivierungsfunktion, deiner Zugriffsebene und den f\u00fcr deinen Benutzer verf\u00fcgbaren Berechtigungen ab.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Important:<\/strong> Wenn du keinen Archivbereich siehst, solltest du nicht davon ausgehen, dass ein technischer Fehler vorliegt. Die Archivierung ist eine separate Funktion und steht nicht automatisch in jeder SpamExperts-Konfiguration zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Nach einer archivierten E-Mail suchen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr eine gezielte Suche solltest du m\u00f6glichst viele Informationen zur gesuchten Nachricht kennen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Besonders hilfreich sind:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Sender address<\/li>\n\n\n\n<li>Recipient address<\/li>\n\n\n\n<li>ungef\u00e4hres Datum<\/li>\n\n\n\n<li>ungef\u00e4hre Uhrzeit<\/li>\n\n\n\n<li>Betreff oder ein Teil davon<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Je genauer du die Suchkriterien eingrenzt, desto einfacher l\u00e4sst sich eine bestimmte Nachricht in einem gr\u00f6\u00dferen Archiv finden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Mit dem Zeitraum beginnen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei umfangreichen Archiven solltest du zuerst einen sinnvollen Zeitraum ausw\u00e4hlen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn du wei\u00dft, dass eine Nachricht beispielsweise im M\u00e4rz eines bestimmten Jahres versendet wurde, ist es normalerweise nicht sinnvoll, das gesamte Archiv \u00fcber mehrere Jahre zu durchsuchen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Grenze den Zeitraum zun\u00e4chst ein und erg\u00e4nze anschlie\u00dfend weitere Suchkriterien.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Nach Absender suchen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn die vollst\u00e4ndige Absenderadresse bekannt ist, kannst du die Suche damit deutlich einschr\u00e4nken.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Example:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><code>absender@example.com<\/code><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Verwende m\u00f6glichst die tats\u00e4chliche E-Mail-Adresse und nicht nur einen sichtbaren Anzeigenamen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Nach Empf\u00e4nger suchen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch die Empf\u00e4ngeradresse ist besonders bei Domains mit vielen Postf\u00e4chern ein wichtiges Suchmerkmal.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Example:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><code>buchhaltung@example.ch<\/code><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Kombination aus Zeitraum, Absender und Empf\u00e4nger reicht h\u00e4ufig bereits aus, um die Anzahl der Treffer deutlich zu reduzieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Nach Betreff suchen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn der Betreff bekannt ist, kann auch dieser als Suchkriterium verwendet werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei wiederkehrenden automatisierten Nachrichten k\u00f6nnen allerdings viele E-Mails einen identischen oder sehr \u00e4hnlichen Betreff besitzen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Verwende deshalb nach M\u00f6glichkeit mehrere Suchmerkmale.<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-code\"><code>Zeitraum\n+\nAbsender\n+\nEmpf\u00e4nger\n+\nBetreff<\/code><\/pre>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Suchergebnisse sorgf\u00e4ltig kontrollieren<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn mehrere Nachrichten gefunden werden, solltest du nicht allein anhand des Betreffs entscheiden, welche davon die gesuchte Nachricht ist.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Vergleiche zus\u00e4tzlich Absender, Empf\u00e4nger und Zeitpunkt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das ist insbesondere bei Rechnungen, Bestellbest\u00e4tigungen, Systemmeldungen oder anderen automatisierten E-Mails wichtig, deren Betreff sich regelm\u00e4\u00dfig wiederholt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivierte Nachricht \u00f6ffnen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nach Auswahl eines passenden Suchergebnisses kannst du die archivierte Nachricht \u00f6ffnen und die verf\u00fcgbaren Informationen kontrollieren.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Abh\u00e4ngig von deinen Berechtigungen und der SpamExperts-Konfiguration k\u00f6nnen weitere Aktionen f\u00fcr die betreffende Nachricht zur Verf\u00fcgung stehen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Beachte dabei, dass archivierte gesch\u00e4ftliche E-Mails vertrauliche oder personenbezogene Informationen enthalten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivierte Nachricht wiederherstellen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine archivierte Nachricht kann je nach verf\u00fcgbarer Funktion wieder an einen vorgesehenen Empf\u00e4nger zugestellt beziehungsweise aus dem Archiv wiederhergestellt werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kontrolliere vor einer Wiederherstellung sorgf\u00e4ltig, dass du die richtige Nachricht ausgew\u00e4hlt hast.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Attention:<\/strong> Eine wiederhergestellte E-Mail kann vertrauliche Informationen oder Anh\u00e4nge enthalten. Pr\u00fcfe vor dem Versand beziehungsweise der Wiederherstellung den vorgesehenen Empf\u00e4nger.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Warum finde ich eine bestimmte Nachricht nicht im Archiv?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn eine erwartete Nachricht nicht gefunden wird, gibt es mehrere m\u00f6gliche Ursachen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Check first:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>ob der Suchzeitraum stimmt<\/li>\n\n\n\n<li>ob Absender und Empf\u00e4nger korrekt eingegeben wurden<\/li>\n\n\n\n<li>ob die Nachricht \u00fcber den vorgesehenen SpamExperts-Weg verarbeitet wurde<\/li>\n\n\n\n<li>ob die Archivierung zum betreffenden Zeitpunkt bereits aktiv war<\/li>\n\n\n\n<li>ob die Nachricht innerhalb des verf\u00fcgbaren Archivierungszeitraums liegt<\/li>\n\n\n\n<li>ob dein Benutzer \u00fcber die notwendigen Berechtigungen verf\u00fcgt<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ver\u00e4ndere nicht auf Verdacht andere SpamExperts-Einstellungen, wenn lediglich eine Archivnachricht nicht gefunden wird.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Log Search oder Archivsuche?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Log Search und Archivsuche beantworten unterschiedliche Fragen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Tool<\/th><th>Typische Frage<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Log Search<\/td><td>Wie wurde eine bestimmte E-Mail von SpamExperts verarbeitet?<\/td><\/tr><tr><td>Archivsuche<\/td><td>Wo finde ich eine archivierte Nachricht wieder?<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn du beispielsweise wissen m\u00f6chtest, warum eine aktuelle E-Mail nicht zugestellt wurde, ist die <a href=\"\/en\/help\/email-spamexperts\/log-search-e-mail-verlauf\/\">SpamExperts Log Search<\/a> das richtige Diagnosewerkzeug.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn du dagegen eine \u00e4ltere archivierte Nachricht wiederfinden m\u00f6chtest, verwendest du die Archivsuche.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivierung ersetzt keine korrekte E-Mail-Konfiguration<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Aktivierung eines Archivs behebt keine Probleme mit MX-Eintr\u00e4gen, SMTP-Konfigurationen, SPF, DKIM oder DMARC.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Archivierung ist eine zus\u00e4tzliche Funktion innerhalb der E-Mail-Infrastruktur.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der eigentliche Nachrichtenweg und die E-Mail-Authentifizierung m\u00fcssen weiterhin korrekt konfiguriert sein.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">SPF bei ausgehendem Versand beachten<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn ausgehende E-Mails \u00fcber SpamExperts Outgoing Filtering versendet werden, muss auch die SPF-Konfiguration deiner Domain zum tats\u00e4chlichen Versandweg passen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wie SpamExperts in einen SPF-Record integriert wird, erkl\u00e4ren wir unter <a href=\"\/en\/help\/email-spamexperts\/spf-spamexperts-einrichten\/\">Properly setting up and checking SPF for SpamExperts<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wie lange werden E-Mails archiviert?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die verf\u00fcgbare Aufbewahrungsdauer h\u00e4ngt von der eingesetzten SpamExperts-Archivierung beziehungsweise dem gebuchten Produkt und dessen Konfiguration ab.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Deshalb sollte keine allgemeine Aufbewahrungsfrist angenommen werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn dein Unternehmen eine bestimmte Aufbewahrungsdauer ben\u00f6tigt, muss gepr\u00fcft werden, ob die tats\u00e4chlich eingerichtete Archivierung diese Anforderung erf\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Important:<\/strong> Eine technisch m\u00f6gliche Aufbewahrungsdauer ist nicht automatisch identisch mit einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Technische Konfiguration und rechtliche Vorgaben sind getrennt zu beurteilen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">E-Mail-Archivierung und Datenschutz<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein E-Mail-Archiv kann umfangreiche personenbezogene und vertrauliche Informationen enthalten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">This may include, for example:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Kundenkommunikation<\/li>\n\n\n\n<li>Vertragsunterlagen<\/li>\n\n\n\n<li>Invoices<\/li>\n\n\n\n<li>personenbezogene Daten<\/li>\n\n\n\n<li>interne Unternehmenskommunikation<\/li>\n\n\n\n<li>Dateianh\u00e4nge<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Deshalb sollten Zugriffsrechte auf das Archiv bewusst vergeben werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nicht jeder Benutzer, der ein normales E-Mail-Postfach verwendet, muss automatisch Zugriff auf das gesamte E-Mail-Archiv eines Unternehmens erhalten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr gesch\u00e4ftliche Archive empfiehlt sich grunds\u00e4tzlich eine m\u00f6glichst restriktive Vergabe von Berechtigungen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Benutzer sollten nur auf diejenigen archivierten Nachrichten zugreifen k\u00f6nnen, die sie f\u00fcr ihre Aufgabe tats\u00e4chlich ben\u00f6tigen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Administrativer Vollzugriff sollte entsprechend nur Personen gew\u00e4hrt werden, die diesen Zugriff wirklich ben\u00f6tigen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivzugriff absichern<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Da ein E-Mail-Archiv unter Umst\u00e4nden einen gro\u00dfen Teil der Unternehmenskommunikation enth\u00e4lt, sollte auch der Zugang entsprechend gesch\u00fctzt werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Verwende ein sicheres, einzigartiges Passwort f\u00fcr dein CURIAWEB-Kundencenter und sch\u00fctze administrative Zug\u00e4nge besonders sorgf\u00e4ltig.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Gemeinsam genutzte Zugangsdaten sollten vermieden werden, wenn individuelle Benutzer und Berechtigungen zur Verf\u00fcgung stehen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">E-Mail-Archivierung und gesetzliche Aufbewahrung<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unternehmen k\u00f6nnen verpflichtet sein, bestimmte gesch\u00e4ftsrelevante Unterlagen \u00fcber definierte Zeitr\u00e4ume aufzubewahren. Welche E-Mails darunter fallen und welche Anforderungen an die Aufbewahrung gelten, h\u00e4ngt jedoch von Rechtsordnung, Inhalt und Unternehmenssituation ab.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine technische Archivierungsfunktion sollte deshalb nicht automatisch als vollst\u00e4ndige rechtliche oder regulatorische Archivierungsl\u00f6sung betrachtet werden.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Note:<\/strong> CURIAWEB stellt mit diesem Artikel technische Informationen zur E-Mail-Archivierung bereit. F\u00fcr die Beurteilung konkreter gesetzlicher Aufbewahrungs-, Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen solltest du die f\u00fcr dein Unternehmen geltenden Vorgaben fachlich pr\u00fcfen lassen.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gel\u00f6schte E-Mail im Archiv suchen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn eine Nachricht versehentlich aus dem normalen Postfach gel\u00f6scht wurde und die E-Mail-Archivierung zum Zeitpunkt der Verarbeitung aktiv war, kann sich eine archivierte Kopie weiterhin im Archiv befinden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Gehe dabei am besten so vor:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Ermittle den ungef\u00e4hren Zeitraum der Nachricht.<\/li>\n\n\n\n<li>Notiere Absender und Empf\u00e4nger.<\/li>\n\n\n\n<li>\u00d6ffne die Archivsuche.<\/li>\n\n\n\n<li>Grenze den Zeitraum ein.<\/li>\n\n\n\n<li>Erg\u00e4nze Absender beziehungsweise Empf\u00e4nger.<\/li>\n\n\n\n<li>Kontrolliere die gefundenen Nachrichten.<\/li>\n\n\n\n<li>Stelle die richtige Nachricht bei Bedarf \u00fcber die verf\u00fcgbaren Funktionen wieder her.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Was tun, wenn eine Nachricht nie archiviert wurde?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn eine Nachricht das SpamExperts-System beziehungsweise den f\u00fcr die Archivierung vorgesehenen Nachrichtenweg nicht durchlaufen hat, kann sie m\u00f6glicherweise nicht im SpamExperts-Archiv vorhanden sein.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei eingehenden Nachrichten sollte in diesem Fall gepr\u00fcft werden, ob die Nachricht in der Incoming Log Search erscheint.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei ausgehenden Nachrichten ist entsprechend zu pr\u00fcfen, ob sie tats\u00e4chlich \u00fcber SpamExperts Outgoing Filtering versendet wurde.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivierung regelm\u00e4\u00dfig \u00fcberpr\u00fcfen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn die E-Mail-Archivierung f\u00fcr dein Unternehmen wichtig ist, sollte ihre Funktion nicht erst dann gepr\u00fcft werden, wenn Monate sp\u00e4ter dringend eine bestimmte Nachricht ben\u00f6tigt wird.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kontrolliere nach der Einrichtung anhand einiger realer Testnachrichten, ob ein- beziehungsweise ausgehende E-Mails wie erwartet im Archiv erscheinen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine gelegentliche Stichprobe hilft au\u00dferdem dabei, \u00c4nderungen am Nachrichtenweg fr\u00fchzeitig zu erkennen.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Practical Tip:<\/strong> Nach \u00c4nderungen an Mailservern, MX-Eintr\u00e4gen oder ausgehenden SMTP-Routen solltest du auch kontrollieren, ob die Archivierung weiterhin den erwarteten E-Mail-Verkehr erfasst.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Typische Missverst\u00e4ndnisse bei der E-Mail-Archivierung<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Missverst\u00e4ndnis<\/th><th>Richtig ist<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>\u201eDie Quarant\u00e4ne ist mein Archiv.\u201c<\/td><td>Quarant\u00e4ne und Archivierung erf\u00fcllen unterschiedliche Aufgaben.<\/td><\/tr><tr><td>\u201eEin Archiv ersetzt jedes Backup.\u201c<\/td><td>Archivierung und Backup haben unterschiedliche Ziele.<\/td><\/tr><tr><td>\u201eJede E-Mail wird automatisch archiviert.\u201c<\/td><td>Die Nachricht muss von der eingerichteten Archivierung erfasst werden.<\/td><\/tr><tr><td>\u201eWenn ich eine Mail im Postfach l\u00f6sche, ist sie \u00fcberall weg.\u201c<\/td><td>Eine separate Archivkopie kann weiterhin vorhanden sein.<\/td><\/tr><tr><td>\u201eTechnische Archivierung bedeutet automatisch Rechtssicherheit.\u201c<\/td><td>Rechtliche Anforderungen m\u00fcssen separat beurteilt werden.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Summary<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die SpamExperts E-Mail-Archivierung erm\u00f6glicht die zus\u00e4tzliche zentrale Aufbewahrung und sp\u00e4tere Suche von E-Mails, die \u00fcber die daf\u00fcr vorgesehene SpamExperts-Infrastruktur verarbeitet werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein E-Mail-Archiv ist weder mit der Spam-Quarant\u00e4ne noch mit einem klassischen Backup gleichzusetzen. Die Quarant\u00e4ne dient der Behandlung zur\u00fcckgehaltener Nachrichten, ein Backup prim\u00e4r der Wiederherstellung von Daten und ein Archiv der l\u00e4ngerfristigen Aufbewahrung und gezielten Suche.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn eine archivierte Nachricht gesucht wird, solltest du m\u00f6glichst Zeitraum, Absender, Empf\u00e4nger und Betreff kennen. Wird eine Nachricht nicht gefunden, sollte au\u00dferdem gepr\u00fcft werden, ob sie \u00fcberhaupt \u00fcber den vorgesehenen SpamExperts-Nachrichtenweg verarbeitet wurde und ob die Archivierung zum betreffenden Zeitpunkt aktiv war.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Da E-Mail-Archive vertrauliche und personenbezogene Daten enthalten k\u00f6nnen, sind geeignete Zugriffsrechte und organisatorische Regeln besonders wichtig.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Die technische Archivierung ersetzt keine individuelle Pr\u00fcfung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen.<\/strong><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mit der E-Mail-Archivierung von SpamExperts k\u00f6nnen ein- und ausgehende E-Mails zentral archiviert und sp\u00e4ter wieder gesucht werden. Die Archivierung ist damit etwas anderes als die Spam-Quarant\u00e4ne oder ein klassisches Backup eines E-Mail-Postfachs. Sie kann insbesondere f\u00fcr Unternehmen interessant sein, die gesch\u00e4ftliche E-Mail-Kommunikation zus\u00e4tzlich zentral aufbewahren und bei Bedarf gezielt durchsuchen m\u00f6chten. 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