Per molte aziende, l'e-mail è uno dei canali di comunicazione più importanti. Preventivi, fatture, richieste dei clienti e informazioni interne vengono scambiati via e-mail ogni giorno.
Ciò che viene spesso trascurato: Il proprio dominio è una componente centrale dell'infrastruttura di posta elettronica aziendale.
Se un messaggio venga consegnato correttamente, se un server esterno si fidi del mittente e se terze parti possano spacciarsi per il presunto mittente del vostro dominio, dipende, tra le altre cose, dalla corretta configurazione del DNS e delle e-mail.
Questa guida spiega in modo chiaro come dominio ed e-mail sono collegati, quale ruolo svolgono MX, SPF, DKIM e DMARC e a cosa le aziende dovrebbero prestare attenzione in caso di trasferimenti di dominio o modifiche.
Come sono collegati il dominio e l'e-mail?
Un indirizzo email aziendale è composto, in parole semplici, da due parti. Presso name@beispiel.ch è
- nome la casella postale individuale
- esempio.ch il dominio utilizzato
Il dominio è molto più della parte visibile dopo la chiocciola. Tramite le sue impostazioni DNS viene stabilito, tra le altre cose, quali server di posta ricevono le e-mail per questo dominio e quali sistemi sono autorizzati a inviare messaggi a suo nome.
Senza un dominio configurato correttamente, quindi, anche la comunicazione e-mail aziendale non funziona in modo affidabile.
Cosa c'entra il DNS con l'e-mail?
Il Sistema dei nomi di dominio (DNS) contiene diverse voci che svolgono compiti differenti per siti web e servizi di posta elettronica.
Per l'e-mail sono particolarmente rilevanti le seguenti voci:
- MX: determina quali server di posta ricevono i messaggi per il dominio
- SPF: definisce quali server possono inviare e-mail per conto del dominio
- DKIM: appone una firma crittografica ai messaggi in uscita
- DMARC: stabilisce le regole per la gestione dei messaggi che non superano i controlli di autenticazione
Questi record svolgono funzioni diverse e non dovrebbero essere considerati come misure indipendenti l'uno dall'altro. Insieme contribuiscono a proteggere meglio il proprio dominio come mittente di posta elettronica.
Cos'è un record MX?
Il record MX (Record Mail Exchangedetermina quale server di posta deve accettare le e-mail per un dominio.
Ad esempio, se qualcuno invia un messaggio a info@beispiel.ch, il server di posta mittente interroga il DNS per sapere quale server gestisce le email per esempio.ch è competente.
Se il record MX è configurato in modo errato, i messaggi potrebbero finire sul server sbagliato o non essere consegnati affatto.
SPF: Chi è autorizzato a inviare e-mail per il mio dominio?
SPF sta per Sender Policy Framework. Tramite un record DNS è possibile stabilire quali server di posta o servizi sono autorizzati a inviare e-mail per un dominio.
Ciò diventa particolarmente importante quando, oltre al normale server di posta, vengono utilizzati altri servizi, ad esempio sistemi di newsletter, applicazioni CRM o piattaforme esterne.
Una configurazione SPF errata può far sì che i messaggi legittimi ricevano una valutazione peggiore o vengano rifiutati dai destinatari.
DKIM: Firma digitale per le e-mail
DKIM sta per DomainKeys Identified Mail. I messaggi in uscita vengono firmati crittograficamente.
Il server di posta ricevente può verificare tramite una chiave pubblica nel DNS se la firma corrisponde al dominio e se parti rilevanti del messaggio sono state modificate dopo l'invio.
DKIM è quindi un componente importante della moderna autenticazione delle e-mail.
DMARC: Regole contro l'abuso del proprio dominio
DMARC sta per Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance.
DMARC si basa su SPF e DKIM e consente ai proprietari di domini di stabilire come i destinatari debbano gestire i messaggi che non superano determinati controlli di autenticazione.
A seconda della configurazione, tali messaggi possono ad esempio essere ulteriormente monitorati, messi in quarantena o rifiutati.
DMARC può anche fornire rapporti che offrono indicazioni su quali sistemi inviano e-mail per conto di un dominio.
Perché le email aziendali finiscono nello spam?
Se le email finiscono nella cartella dello spam, la causa non risiede necessariamente nel programma di posta elettronica utilizzato.
Le possibili cause includono, ad esempio:
- record SPF mancanti o errati
- firma DKIM mancante
- configurazione DMARC non idonea
- cattiva reputazione dell'indirizzo IP mittente
- comportamento di spedizione anomalo
- contenuti di notizie problematici
- configurazione errata del server di posta
Una configurazione pulita del dominio e del DNS è quindi una base importante per una buona recapitabilità, ma non è l'unico fattore.
Ulteriori informazioni sulla protezione e sulla recapitabilità sono disponibili all'indirizzo Sicurezza e deliverability delle email .
Cosa succede alle e-mail durante il trasferimento di un dominio?
Il trasferimento di un dominio significa inizialmente solo che la gestione di un dominio viene trasferita da un registrar a un altro.
Un tale trasferimento non deve necessariamente portare a un'interruzione della posta elettronica.
La situazione diventa problematica quando, durante il trasferimento, vengono modificati contemporaneamente i nameserver o le zone DNS e i record di posta elettronica importanti non vengono trasferiti correttamente.
Ciò include in particolare:
- Record MX
- Record SPF
- Record DKIM
- Record DMARC
- ulteriori registri di verifica o di servizio
Prima di un trasferimento, la configurazione DNS esistente dovrebbe quindi essere completamente documentata e verificata.
Spieghiamo in modo dettagliato nella guida come preparare correttamente il cambio di fornitore Trasferimento di dominio senza interruzioni: Checklist e errori tipici .
Cosa succede quando si cambia fornitore di posta elettronica?
Anche il cambio del provider di posta elettronica richiede modifiche al dominio.
In genere vengono modificati i record MX. A seconda del provider, potrebbe essere necessario modificare anche SPF, DKIM ed eventualmente altri record DNS.
È importante una transizione coordinata. Chi rimuove i vecchi record prima che il nuovo sistema sia completamente configurato rischia interruzioni non necessari.
Perché il titolare del dominio e gli accessi sono importanti
Per le aziende non è cruciale solo la configurazione tecnica. Anche il controllo amministrativo sul dominio deve essere chiaramente regolamentato.
Diventa problematico, ad esempio, quando:
- il dominio è registrato a nome di un ex dipendente
- solo un'agenzia esterna ha accesso alla gestione del dominio
- Le credenziali di accesso non sono documentate
- nessuno è responsabile per i rinnovi o le modifiche DNS
Poiché il sito web e l'e-mail dipendono dal dominio, la perdita del controllo su un dominio può avere conseguenze di vasta portata.
Potete trovare le basi su registrazione, gestione e sicurezza nel nostro Guida ai domini in Svizzera .
Cosa succede quando il dominio scade?
Se un dominio aziendale scade e viene disattivato, di solito non è solo il sito web a esserne interessato.
Anche la comunicazione via e-mail sotto questo dominio può interrompersi. Ciò può essere particolarmente critico per le aziende, poiché le richieste dei clienti, gli ordini o altri messaggi aziendali non vengono più recapitati correttamente.
Spieghiamo quali scadenze e rischi giocano un ruolo in merito su Cosa succede quando un dominio scade? .
Perché una gestione centralizzata può offrire dei vantaggi
Dominio, sito web ed e-mail non devono necessariamente essere gestiti dallo stesso fornitore. Una suddivisione può essere tecnicamente del tutto sensata.
Ciò aumenta tuttavia il numero dei sistemi e degli interlocutori coinvolti. In caso di guasto, bisogna prima chiarire se la causa risiede nel registrar, nel DNS, nell'hosting web o nel fornitore di posta elettronica.
Un'amministrazione centralizzata o quantomeno coordinata in modo pulito può quindi offrire vantaggi, in particolare per le PMI:
- responsabilità più chiare
- analisi degli errori più semplice
- minore sforzo di coordinamento in caso di modifiche
- assistenza più rapida in caso di guasti
Su CURIAWEB è possibile gestire domini, hosting web e servizi di posta elettronica insieme. Questo riduce le interfacce e crea un unico punto di contatto.
Le informazioni sulla gestione dei domini sono disponibili all'indirizzo Domini su CURIAWEB .
Conclusione: considerare sempre dominio ed e-mail insieme
Un dominio non è solo l'indirizzo di un sito web. È anche una componente essenziale dell'infrastruttura di posta elettronica aziendale.
MX definisce dove vengono ricevuti i messaggi. SPF, DKIM e DMARC aiutano ad autenticare i mittenti e a rendere più difficile l'abuso del proprio dominio.
Queste correlazioni dovrebbero essere prese in considerazione soprattutto in caso di trasferimenti di domini, modifiche DNS o cambio di provider di posta elettronica.
Chi configura dominio ed e-mail in modo tecnicamente corretto riduce i rischi di interruzione, migliora le condizioni per una consegna affidabile e protegge meglio il proprio dominio dagli abusi.
