E-Mail ist für viele Unternehmen einer der wichtigsten Kommunikationskanäle. Angebote, Rechnungen, Kundenanfragen und interne Informationen werden täglich per E-Mail ausgetauscht.
Was dabei häufig übersehen wird: Die eigene Domain ist ein zentraler Bestandteil der geschäftlichen E-Mail-Infrastruktur.
Ob eine Nachricht korrekt zugestellt wird, ob ein fremder Server dem Absender vertraut und ob sich Dritte als vermeintlicher Absender Ihrer Domain ausgeben können, hängt unter anderem von der richtigen DNS- und E-Mail-Konfiguration ab.
Dieser Ratgeber erklärt verständlich, wie Domain und E-Mail zusammenhängen, welche Rolle MX, SPF, DKIM und DMARC spielen und worauf Unternehmen bei Domain-Transfers oder Änderungen achten sollten.
Wie hängen Domain und E-Mail zusammen?
Eine geschäftliche E-Mail-Adresse besteht vereinfacht aus zwei Teilen. Bei name@beispiel.ch is
- name das individuelle Postfach
- beispiel.ch die verwendete Domain
Die Domain ist dabei weit mehr als der sichtbare Teil hinter dem @-Zeichen. Über ihre DNS-Einstellungen wird unter anderem festgelegt, welche Mailserver E-Mails für diese Domain empfangen und welche Systeme berechtigt sind, Nachrichten in ihrem Namen zu versenden.
Ohne eine korrekt konfigurierte Domain funktioniert deshalb auch die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nicht zuverlässig.
Was hat DNS mit E-Mail zu tun?
The Domain Name System (DNS) enthält verschiedene Einträge, die für Websites und E-Mail-Dienste unterschiedliche Aufgaben übernehmen.
Für E-Mail sind insbesondere folgende Einträge relevant:
- MX: legt fest, welche Mailserver Nachrichten für die Domain empfangen
- SPF definiert, welche Server E-Mails im Namen der Domain versenden dürfen
- DKIM: versieht ausgehende Nachrichten mit einer kryptografischen Signatur
- DMARC: legt Regeln für den Umgang mit Nachrichten fest, die Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen
Diese Einträge erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten nicht als voneinander unabhängige Einzelmassnahmen betrachtet werden. Gemeinsam tragen sie dazu bei, die eigene Domain als E-Mail-Absender besser abzusichern.
What is an MX record?
Der MX-Record (Mail Exchange Record) bestimmt, welcher Mailserver E-Mails für eine Domain entgegennehmen soll.
Sendet jemand beispielsweise eine Nachricht an info@beispiel.ch, fragt der sendende Mailserver über das DNS ab, welcher Server für E-Mails an beispiel.ch is responsible.
Ist der MX-Record falsch konfiguriert, können Nachrichten beim falschen Server landen oder überhaupt nicht zugestellt werden.
SPF: Wer darf für meine Domain E-Mails versenden?
SPF steht für Sender Policy Framework. Über einen DNS-Eintrag kann festgelegt werden, welche Mailserver oder Dienste berechtigt sind, E-Mails für eine Domain zu versenden.
Das wird insbesondere dann wichtig, wenn neben dem normalen Mailserver weitere Dienste verwendet werden, beispielsweise Newsletter-Systeme, CRM-Anwendungen oder externe Plattformen.
Eine falsche SPF-Konfiguration kann dazu führen, dass legitime Nachrichten bei Empfängern schlechter bewertet oder abgewiesen werden.
DKIM: Digitale Signatur für E-Mails
DKIM steht für DomainKeys Identified Mail. Ausgehende Nachrichten werden dabei kryptografisch signiert.
Der empfangende Mailserver kann über einen öffentlichen Schlüssel im DNS prüfen, ob die Signatur zur Domain passt und ob relevante Teile der Nachricht nach dem Versand verändert wurden.
DKIM ist damit ein wichtiger Bestandteil moderner E-Mail-Authentifizierung.
DMARC: Regeln gegen Missbrauch der eigenen Domain
DMARC steht für Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance.
DMARC baut auf SPF und DKIM auf und ermöglicht Domaininhabern festzulegen, wie Empfänger mit Nachrichten umgehen sollen, die bestimmte Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.
Je nach Konfiguration können solche Nachrichten beispielsweise weiter beobachtet, in Quarantäne behandelt oder abgewiesen werden.
DMARC kann ausserdem Berichte liefern, die Hinweise darauf geben, welche Systeme E-Mails im Namen einer Domain versenden.
Warum landen geschäftliche E-Mails im Spam?
Wenn E-Mails im Spamordner landen, liegt die Ursache nicht zwangsläufig beim verwendeten E-Mail-Programm.
Possible causes include, for example:
- fehlende oder fehlerhafte SPF-Einträge
- fehlende DKIM-Signierung
- ungeeignete DMARC-Konfiguration
- schlechte Reputation der versendenden IP-Adresse
- auffälliges Versandverhalten
- problematische Nachrichteninhalte
- fehlerhafte Mailserver-Konfiguration
Eine saubere Domain- und DNS-Konfiguration ist deshalb eine wichtige Grundlage für gute Zustellbarkeit, aber nicht der einzige Faktor.
Weitere Informationen zu Schutz und Zustellbarkeit finden Sie unter E-Mail-Sicherheit & Zustellbarkeit .
Was passiert bei einem Domain-Transfer mit den E-Mails?
Ein Domain-Transfer bedeutet zunächst lediglich, dass die Verwaltung einer Domain von einem Registrar zu einem anderen übertragen wird.
Ein solcher Transfer muss nicht automatisch zu einem E-Mail-Ausfall führen.
Problematisch wird es, wenn im Zuge des Transfers gleichzeitig Nameserver oder DNS-Zonen geändert werden und wichtige E-Mail-Einträge nicht korrekt übernommen werden.
These include in particular:
- MX records
- SPF-Einträge
- DKIM records
- DMARC records
- weitere Verifikations- oder Service-Records
Vor einem Transfer sollte deshalb die bestehende DNS-Konfiguration vollständig dokumentiert und geprüft werden.
Wie Sie einen Anbieterwechsel sauber vorbereiten, erklären wir ausführlich im Ratgeber Domain-Transfer ohne Ausfall: Checkliste & typische Fehler .
Was passiert bei einem Wechsel des E-Mail-Anbieters?
Auch ein Wechsel des E-Mail-Anbieters erfordert Änderungen an der Domain.
Dabei werden typischerweise die MX-Einträge angepasst. Je nach Anbieter müssen zusätzlich SPF, DKIM und gegebenenfalls weitere DNS-Einträge geändert werden.
Wichtig ist eine koordinierte Umstellung. Wer alte Einträge entfernt, bevor das neue System vollständig eingerichtet ist, riskiert unnötige Unterbrechungen.
Warum Domaininhaber und Zugänge wichtig sind
Für Unternehmen ist nicht nur die technische Konfiguration entscheidend. Auch die administrative Kontrolle über die Domain muss klar geregelt sein.
Problematisch wird es beispielsweise, wenn:
- die Domain auf eine ehemalige Mitarbeiterin oder einen ehemaligen Mitarbeiter registriert ist
- nur eine externe Agentur Zugriff auf die Domainverwaltung besitzt
- Zugangsdaten nicht dokumentiert sind
- niemand für Verlängerungen oder DNS-Änderungen verantwortlich ist
Da Website und E-Mail von der Domain abhängen, kann der Verlust der Kontrolle über eine Domain weitreichende Folgen haben.
Grundlagen zu Registrierung, Verwaltung und Sicherheit finden Sie in unserem Leitfaden zu Domains in der Schweiz .
Was passiert, wenn die Domain abläuft?
Läuft eine geschäftlich genutzte Domain ab und wird deaktiviert, ist davon normalerweise nicht nur die Website betroffen.
Auch die E-Mail-Kommunikation unter dieser Domain kann ausfallen. Das kann für Unternehmen besonders kritisch sein, weil Kundenanfragen, Bestellungen oder andere geschäftliche Nachrichten nicht mehr korrekt zugestellt werden.
Welche Fristen und Risiken dabei eine Rolle spielen, erklären wir unter What happens when a domain expires? .
Warum eine zentrale Verwaltung Vorteile haben kann
Domain, Website und E-Mail müssen nicht zwingend beim gleichen Anbieter betrieben werden. Eine Aufteilung kann technisch vollkommen sinnvoll sein.
Sie erhöht allerdings die Zahl der beteiligten Systeme und Ansprechpartner. Bei einer Störung muss dann zunächst geklärt werden, ob die Ursache beim Registrar, DNS, Webhosting oder E-Mail-Anbieter liegt.
Eine zentrale oder zumindest sauber koordinierte Verwaltung kann deshalb insbesondere für KMU Vorteile bieten:
- klarere Zuständigkeiten
- einfachere Fehleranalyse
- weniger Abstimmungsaufwand bei Änderungen
- schnellere Unterstützung bei Störungen
Bei CURIAWEB können Domains, Webhosting und E-Mail-Dienste gemeinsam verwaltet werden. Das reduziert Schnittstellen und schafft einen zentralen Ansprechpartner.
Informationen zur Domainverwaltung finden Sie unter Domains bei CURIAWEB .
Fazit: Domain und E-Mail immer gemeinsam betrachten
Eine Domain ist nicht nur die Adresse einer Website. Sie ist gleichzeitig ein wesentlicher Bestandteil der geschäftlichen E-Mail-Infrastruktur.
MX legt fest, wo Nachrichten empfangen werden. SPF, DKIM und DMARC helfen dabei, Absender zu authentifizieren und den Missbrauch der eigenen Domain zu erschweren.
Gerade bei Domain-Transfers, DNS-Änderungen oder einem Wechsel des E-Mail-Anbieters sollten diese Zusammenhänge berücksichtigt werden.
Wer Domain und E-Mail technisch sauber aufeinander abstimmt, reduziert Ausfallrisiken, verbessert die Voraussetzungen für zuverlässige Zustellung und schützt die eigene Domain besser vor Missbrauch.
