La pressione sui costi fa parte della quotidianità di molte piccole e medie imprese. Di conseguenza, è grande la tentazione di acquistare servizi IT al prezzo più basso possibile.
Hosting web per pochi franchi, soluzioni di posta elettronica gratuite, pacchetti di siti web economici o soluzioni di sicurezza a cui si rinuncia completamente: a prima vista, questo permette di ridurre i costi.
Il problema spesso si manifesta solo in un secondo momento. Infatti, nel settore IT non è solo il prezzo d'acquisto a determinare quanto una soluzione sia effettivamente costosa. Guasti, mancanza di supporto, problemi di sicurezza, ore di lavoro e riparazioni laborieuses possono rendere una soluzione apparentemente economica notevolmente più costosa in un secondo momento.
Questo articolo mostra perché il prezzo più basso nell'IT critica per il business dovrebbe raramente essere il fattore decisionale più importante e a cosa possono prestare attenzione le PMI in alternativa.
Economico non è automaticamente sinonimo di cattivo
Innanzitutto un'importante distinzione: una soluzione IT economica non deve per forza essere di cattiva qualità.
Processi standardizzati, automazione e infrastrutture moderne consentono oggi prestazioni a prezzi che qualche anno fa sarebbero stati quasi impensabili.
Diventa problematico solo quando un prezzo basso è il risultato di un risparmio su prestazioni che sarebbero necessarie per la specifica applicazione.
Questi possono essere, ad esempio:
- risorse del server sufficienti
- backup regolari
- Meccanismi di sicurezza
- assistenza personale
- Monitoraggio
- Manutenzione e aggiornamenti
La domanda corretta non è quindi: „Qual è la soluzione più economica?“
Bensì: „Di quale servizio ho bisogno e quanto mi costa un problema se questo servizio manca?“
Il prezzo d'acquisto è solo una parte dei costi effettivi
Nel caso delle soluzioni IT, è opportuno non considerare solo il prezzo mensile o annuale.
Il fattore decisivo è costituito dai costi totali lungo l'intero ciclo di vita. Oltre al prodotto vero e proprio, questi includono le spese interne e i possibili costi successivi.
Per esempio:
- Tempo per l'amministrazione e la risoluzione dei problemi
- Costi dovuti ai tempi di inattività
- supporto esterno in caso di problemi
- Migrazione verso un altro fornitore
- Recupero dei dati persi
- Perdite di fatturato in caso di servizi non disponibili
Una soluzione da CHF 5 al mese non è quindi automaticamente più economica di una soluzione da CHF 20, se per la prima variante è necessario regolarmente tempo di lavoro aggiuntivo.
Esempio di web hosting: quanto costa un sito web lento o non disponibile?
Nel web hosting, le differenze di prezzo per i clienti sono difficilmente comprensibili a prima vista.
Infine, quasi tutti i fornitori offrono spazio di archiviazione, database, posta elettronica e certificati SSL. Le differenze risiedono spesso dove sono meno evidenti in una descrizione del prodotto: nelle risorse, nell'infrastruttura, nel concetto di backup, nel supporto e nell'assistenza tecnica.
Per un sito web personale amatoriale, un hosting molto economico può essere perfettamente sufficiente.
Per un sito web aziendale la situazione è diversa. Se attraverso di esso arrivano richieste da parte dei clienti, prenotazioni o ordini, la disponibilità ha un valore economico.
Un'interruzione durante una giornata lavorativa può già costare più della differenza tra due offerte di hosting per un intero anno.
Lo stesso vale per le prestazioni scadenti. I siti web lenti possono perdere visitatori prima ancora che questi facciano una richiesta o completino un acquisto.
Ulteriori informazioni sulla base tecnica sono disponibili alla pagina Hosting web per aziende .
Il supporto è inutile – finché non ne hai bisogno
Il supporto è tra quei servizi il cui valore è difficile da misurare durante il normale funzionamento.
Fino a quando tutto funziona, sembra irrilevante che una richiesta venga evasa in poco tempo o solo il giorno lavorativo successivo.
In caso di guasto questa valutazione cambia immediatamente.
Se il sito web non è raggiungibile, il traffico di posta elettronica non funziona o si verifica un problema di sicurezza, il tempo di risposta diventa improvvisamente un fattore di costo.
Allora le domande concrete sono fondamentali:
- C'è nessuno?
- Il referente capisce il mio problema?
- Chi è responsabile dell'analisi degli errori?
- Con quale rapidità si può rispondere?
Un prodotto economico con un supporto insufficiente può quindi diventare notevolmente più costoso del previsto in caso di problemi.
E-mail: Un buon esempio di rischi sottovalutati
L'e-mail aziendale è spesso considerata scontata. Deve semplicemente funzionare.
Al contempo, l'e-mail è uno dei canali di comunicazione più importanti e al tempo stesso più vulnerabili di un'azienda.
Spam, phishing, mittenti falsificati e allegati dannosi fanno parte della vita quotidiana.
Rinunciare a un filtraggio professionale fa risparmiare denaro inizialmente. Tuttavia, una singola email di phishing riuscita può annullare completamente questo risparmio.
La protezione professionale delle e-mail non dovrebbe quindi essere valutata solo in base al prezzo, ma in base al rischio che consente di ridurre.
Per saperne di più: Sicurezza delle e-mail e protezione dallo spam .
Backup: Il backup più economico non serve a nulla se non funziona
Un problema simile si manifesta con i backup.
Molte aziende presumono che i loro dati siano „salvati da qualche parte“. Se questi backup siano aggiornati, completi e realmente ripristinabili viene spesso verificato solo in caso di emergenza.
Tuttavia, un backup ha valore solo se i dati possono essere ripristinati in modo affidabile da esso.
Ciò che risulta determinante, tra le altre cose, è quindi:
- Con quale frequenza vengono creati i backup?
- Quante versioni vengono conservate?
- Dove vengono salvati i backup?
- Come funziona il ripristino?
- È già stato testato un ripristino?
Spiegheremo in modo più dettagliato nella guida come le PMI possono pianificare in modo sensato i backup dei dati Strategie di backup per PMI .
WordPress: La creazione economica può diventare costosa in seguito
Il problema si manifesta chiaramente anche sui siti web stessi.
Oggi un sito web WordPress può essere realizzato in tempi relativamente brevi utilizzando temi e plugin già pronti. Questo riduce i costi iniziali.
Se tuttavia vengono ignorate le basi tecniche, in seguito sorgono spesso problemi:
- un numero inutilmente alto di plugin
- scarse prestazioni
- mancata capacità di aggiornamento
- Problemi di sicurezza
- Dipendenza da singole estensioni o fornitori di servizi
I costi effettivi non sorgono al momento della creazione, bensì in occasione di successive riparazioni, modifiche o di una ricostruzione completa.
Abbiamo trattato quanto costa effettivamente un sito WordPress professionale nell'articolo Quanto costa davvero un sito web WordPress? classificato in modo più dettagliato.
L'ora IT più costosa è spesso quella non pianificata
Un fattore di costo essenziale viene quasi sempre dimenticato nei confronti dei prezzi: il proprio orario di lavoro.
Quando i dipendenti trascorrono diverse ore a risolvere un problema con le e-mail, a ripristinare un sito web o a fare da mediatori tra diversi fornitori, si generano costi reali.
I problemi imprevisti diventano particolarmente costosi perché di solito si presentano quando in realtà si dovrebbero svolgere altri compiti.
Un'ora di manutenzione preventiva può quindi essere economicamente più sensata rispetto a diverse ore di risoluzione dei problemi sotto pressione.
Anche molti fornitori possono causare costi
Non solo la qualità dei singoli prodotti gioca un ruolo. Anche la struttura del panorama IT influenza i costi.
Dominio presso il fornitore A, hosting presso il fornitore B, e-mail presso il fornitore C, sito web presso un'agenzia e backup tramite un ulteriore fornitore: tecnicamente una struttura del genere può funzionare senza problemi.
In caso di guasto, tuttavia, può diventare rapidamente poco chiaro chi sia il responsabile.
Il provider di hosting rimanda al sito Web, l'agenzia al DNS, il provider del dominio al server di posta.
Il problema non è quindi necessariamente una cattiva tecnologia, ma il maggiore sforzo di coordinamento.
Per le PMI può quindi essere economicamente vantaggioso gestire servizi correlati in modo quanto più possibile strutturato e con responsabilità chiare.
Dove risparmiare ha decisamente senso
Ciò non significa espressamente che le aziende debbano acquistare sempre la soluzione più costosa.
L'IT sovradimensionata è tanto antieconomica quanto l'IT sottodimensionata.
Non ogni azienda richiede:
- un proprio server
- Soluzioni di sicurezza enterprise
- complesse architetture ad alta disponibilità
- costoso software personalizzato
Per una piccola PMI, un solido hosting condiviso può essere la soluzione economicamente più vantaggiosa.
L'aspetto fondamentale è che la soluzione scelta sia adeguata al rischio reale e allo scopo di utilizzo.
Come le PMI possono confrontare utilmente le offerte IT
Invece di limitarsi a confrontare il prezzo, le aziende dovrebbero porsi alcune domande fondamentali:
- Quali servizi sono effettivamente inclusi?
- Quali risorse sono disponibili?
- Come vengono gestiti i backup?
- Quali meccanismi di sicurezza sono presenti?
- Quanto è veloce e attraverso quali canali è raggiungibile il supporto?
- Quanto costa il supporto aggiuntivo?
- Quanto è facile un cambio successivo?
Questo cambia il confronto.
Invece di limitarsi a confrontare due importi mensili, vengono presi in considerazione prestazioni, rischi e possibili costi successivi.
Conclusione: Non economico o costoso, bensì conveniente
La questione decisiva nell'IT non è se una soluzione sia economica o costosa.
Ciò che è determinante è, se sia economica per il suo scopo.
Una soluzione economica può essere eccellente se soddisfa tutti i requisiti necessari. Un presunto risparmio diventa invece costoso se la mancanza di prestazioni, sicurezza o supporto causa successivamente guasti e un carico di lavoro aggiuntivo.
Proprio nei settori critici per il business come l'hosting, l'e-mail, i backup e i siti web, vale quindi la pena di non guardare solo al prezzo.
Affidabilità, chiarezza delle responsabilità e rischi calcolabili fanno anch'essi parte del conto.
