With the Sender Block List In SpamExperts, you can specifically block certain senders. This is useful, for example, if you no longer want to accept messages from a clearly identifiable sender.
However, the block list should not be used as a replacement for automatic spam detection. Typical spam campaigns frequently use changing or forged sender addresses. Manually blocking every single spam address is therefore usually not a sensible long-term strategy.
CURIAWEB recommendation: Use the sender block list for concrete and traceable blocks. If ordinary spam gets through, first investigate the message in question and use filter training if necessary. You should leave the general SpamExperts filter settings at their proven default values.
What is the sender block list? #
The Sender Block List contains senders whose incoming messages are specifically blocked by SpamExperts or treated according to the selected rule.
It complements the automatic spam detection with manually defined blocks.
Simplified:
Normal message
↓
SpamExperts
↓
Automatic filter evaluation
Blocked sender
↓
SpamExperts
↓
Sender block list rule appliesA block list rule can be set up for a single sender address or for an entire sender domain.
When is a sender block list useful? #
The Sender Block List is particularly useful when you want to specifically block a particular sender.
A typical use case would be a clearly identified sender from whom you fundamentally no longer wish to accept emails.
Before creating an entry, however, you should check whether the message in question actually comes from this sender and whether a permanent block is the appropriate measure.
When is the block list not the right solution? #
When it comes to ordinary spam, continuously blocking individual sender addresses is often not very effective.
Spammers can:
- constantly use new sender addresses
- use different domains
- forge sender information
- using compromised legitimate accounts
For example, if you today:
spam123@example.com
block, the next message can already originate from a completely different address.
In the case of a spam message that has clearly been misclassified, targeted filter training is therefore often more effective.
We explain the procedure under Train SpamExperts Filter: Report spam and ham correctly.
1. Open SpamExperts Control Panel #
Open your SpamExperts service via the CURIAWEB customer center.
After logging in, check that you are managing the correct domain or the correct user.
We declare the registration under Login to the SpamExperts Dashboard via the CURIAWEB Customer Center.
2. Open sender block list #
Open in the SpamExperts Control Panel:
Incoming → Protection Settings → Sender Block list
Which views and options are available depends on your access level and permissions.
At the domain level, you manage the block list for the open domain. At higher administrative levels, additional sections or inherited rules may be visible.
Block new sender #
Choose Block sender, to create a new entry.
First, check the domain in question and – if this option is available for your account – the recipient or scope of the rule.
Then you determine which sender information the block should be applied to.
Envelope Sender or From address? #
SpamExperts can distinguish between different sender information in a sender block list rule.
| Option | Meaning |
|---|---|
| Envelope Sender | Technical sender address from the SMTP transmission |
| From: Address | sender address from the message header, typically displayed in the email client |
| Both | Rule is applied to both sender information entries |
The Envelope Sender and the visible From address do not have to be identical.
This happens regularly, for example, with newsletter systems, online shops, CRM platforms, and other automated mailing services.
Important: Do not select sender information on suspicion. If you want to block a specific problematic sender, examine the relevant message and its sender information first.
What happens if the envelope sender is hit? #
Will the block list rule be applied to the Envelope Sender applied and the message matches this rule, SpamExperts can reject the message from the sender during the SMTP transmission itself.
A message rejected in this manner is not, by default, accepted first and then placed into the spam quarantine.
This is important for troubleshooting: A message does not have to appear in quarantine just because it was not delivered due to a sender block list rule.
What happens if the From address is hit? #
For a rule on the From address the corresponding message is treated as spam by SpamExperts.
What happens subsequently to messages treated as spam depends on the established spam handling or quarantine configuration.
CURIAWEB generally recommends not changing the existing standard configuration without a specific reason.
4. Block a single email address #
If only a specific sender is to be blocked, enter the full sender address.
Example:
absender@example.com
In many cases, a rule that is as specific as possible is better than blocking an entire domain.
5. Block entire sender domain #
SpamExperts also makes it possible to block an entire sender domain.
For example, if all senders of a specific domain are to be blocked, the domain is entered without @ and entered without wildcard.
Example:
example.com
Spellings such as the following are not required:
@example.com
or:
*@example.com
Attention: Blocking an entire domain affects significantly more potential senders than blocking a single address. Therefore, only use a domain block if you actually want to block all corresponding senders.
Save rule #
Check again before saving:
- correct domain
- correct recipient or scope of application
- correct sender address or sender domain
- Envelope sender, From address, or both
Then save the block list entry.
7. Check for blockages #
If the rule was created due to a specific problem, you can process future messages via the Log Search understand.
Log search is much more meaningful than simply checking whether a message has arrived in the mailbox.
You can find the complete instructions at SpamExperts Log Search: Trace E-Mail History.
Why is the message not in quarantine? #
A common misconception is:
Message blocked
=
Message must be in quarantineThat is not always true.
If, for example, a block list rule is applied to the SMTP envelope sender, SpamExperts can reject the message during the SMTP connection itself. By default, such a message is not accepted first and stored in quarantine.
Therefore, if you want to know how a specific message was handled, use Log Search.
Do not add your own domain to the sender block list #
A particularly important point concerns protection against forged senders.
It seems logical at first to put your own domain on the block list so that no one from the outside can send an email with your own sender domain.
That is not the recommended approach.
Attention: SpamExperts explicitly recommends not placing your own domain on the Incoming Sender Block List to prevent spoofing. SPF and DMARC, or a properly configured email authentication, should be used for this purpose.
Why is a block list not sufficient against spoofing? #
In email spoofing, sender information is forged so that a message appears to originate from another person or domain.
For example, an attacker could try to send a message with a spoofed sender address such as:
geschaeftsleitung@example.com
to ship.
The actual problem here is not that the address should be blocked in general. Rather, it must be checked whether the sending server is authorized to send emails on behalf of the domain in question.
SPF, DKIM, and DMARC play an important role in this regard, in particular.
Sender Block List und SPF/DMARC erfüllen unterschiedliche Aufgaben #
| Tool | Task |
|---|---|
| Sender Block List | Bestimmten Absender beziehungsweise eine Absenderdomain gezielt sperren |
| SPF | Definiert autorisierte Versandsysteme einer Domain |
| DKIM | Ermöglicht die kryptografische Prüfung signierter Nachrichtenbestandteile |
| DMARC | Verknüpft SPF/DKIM mit Domain-Alignment und einer veröffentlichten Richtlinie |
Die SPF-Konfiguration für SpamExperts behandeln wir unter Properly setting up and checking SPF for SpamExperts.
Sender Block List oder Spam-Training? #
Diese beiden Funktionen sollten nicht verwechselt werden.
| Situation | Passende Maßnahme |
|---|---|
| Eindeutige Spam-Nachricht wurde nicht erkannt | Spam-Training prüfen |
| Bestimmter Absender soll grundsätzlich gesperrt werden | Sender Block List |
| Viele Spam-Mails mit ständig wechselnden Absendern | Nicht jede Adresse einzeln blockieren; Filterung und Nachrichtenweg untersuchen |
| Eigene Domain wird als Absender gefälscht | SPF, DKIM und DMARC prüfen – nicht eigene Domain blockieren |
Sender Block List und Sender Allow List #
Die beiden Listen haben entgegengesetzte Aufgaben:
| List | Function |
|---|---|
| Sender Allow List | Bestimmten Absender gezielt erlauben |
| Sender Block List | Bestimmten Absender gezielt blockieren |
Wie du eine gezielte Ausnahme für einen legitimen Absender einrichtest, erklären wir unter Sender Allow List: Allow senders in SpamExperts.
Was passiert bei widersprüchlichen Regeln? #
Wenn für eine Nachricht mehrere manuelle Regeln beziehungsweise unterschiedliche Verwaltungsebenen relevant sind, kann die tatsächliche Verarbeitung von deren Geltungsbereich und Priorität abhängen.
Versuche deshalb nicht, Probleme durch immer weitere Allow- und Block-List-Einträge zu lösen.
Wenn das Verhalten einer Nachricht unerwartet ist, untersuche sie über die Log Search und kontrolliere vorhandene Regeln.
Block-List-Eintrag bearbeiten #
Bestehende Sender-Block-List-Einträge können bei Bedarf bearbeitet werden.
Öffne dazu beim betreffenden Eintrag das Aktionsmenü und wähle die Bearbeitungsfunktion.
Kontrolliere anschließend insbesondere:
- Absenderadresse beziehungsweise Domain
- Geltungsbereich
- verwendete Sender-Option
Speichere die Änderung anschließend.
Block-List-Eintrag entfernen #
Wenn eine Sperre nicht mehr benötigt wird, solltest du den entsprechenden Eintrag wieder entfernen.
Öffne dazu beim betreffenden Eintrag das Aktionsmenü und wähle Remove. Bestätige anschließend die Entfernung.
Zukünftige Nachrichten des Absenders werden danach wieder anhand der normalen SpamExperts-Filterung beziehungsweise anderer vorhandener Regeln verarbeitet.
Alte Block-List-Einträge regelmäßig prüfen #
Auch Block Lists können mit der Zeit unübersichtlich werden.
Einträge, deren ursprünglicher Zweck nicht mehr bekannt oder nicht mehr relevant ist, sollten überprüft werden.
This applies in particular to:
- alte Absenderadressen
- nicht mehr relevante Domains
- sehr breit gefasste Sperren
- Einträge, deren ursprünglicher Grund nicht mehr nachvollziehbar ist
Eine überschaubare und nachvollziehbare Block List erleichtert die spätere Fehlersuche.
Ein wichtiger Absender wird plötzlich blockiert #
Wenn ein legitimer Absender unerwartet nicht mehr durchkommt, solltest du kontrollieren, ob eine bestehende Block-List-Regel dafür verantwortlich sein könnte.
Prüfe dabei nicht nur die sichtbare From-Adresse, sondern – sofern relevant – auch den Envelope Sender.
Die Log Search hilft dir dabei, die Verarbeitung der Nachricht nachzuvollziehen.
Viele Spam-Mails trotz SpamExperts #
Wenn plötzlich ungewöhnlich viel Spam im Postfach landet, solltest du nicht damit beginnen, jeden einzelnen Absender auf die Block List zu setzen.
Prüfe zuerst, ob die Nachrichten überhaupt über SpamExperts verarbeitet wurden.
Fehlen die entsprechenden SpamExperts-Informationen beziehungsweise erscheinen die Nachrichten nicht in der Log Search, kann ein Problem mit dem Zustellungsweg vorliegen.
Kontrolliere in diesem Fall insbesondere die MX-Konfiguration.
Die korrekte Einrichtung erklären wir unter Set up SpamExperts incoming filtering and configure MX records.
Die Filter-Einstellungen nicht wegen einzelner Spam-Mails verändern #
Eine einzelne nicht erkannte Spam-Mail ist kein Grund, die allgemeinen SpamExperts-Filter-Einstellungen aggressiver zu konfigurieren.
CURIAWEB empfiehlt grundsätzlich, die bewährten Standard-Einstellungen beizubehalten.
Gehe bei einzelnen Problemen gezielt vor:
Spam erhalten
↓
Nachricht untersuchen
↓
Log Search prüfen
↓
gegebenenfalls als Spam trainieren
↓
Block List nur bei konkretem Absender
↓
Standardfilter unverändert lassenEmpfohlene Vorgehensweise #
Wenn du einen Absender blockieren möchtest, gehe möglichst in dieser Reihenfolge vor:
- Betroffene Nachricht eindeutig identifizieren.
- Über die Log Search prüfen, wie sie verarbeitet wurde.
- Kontrollieren, welche Absenderinformation tatsächlich relevant ist.
- Entscheiden, ob eine einzelne Adresse oder wirklich die gesamte Domain blockiert werden soll.
- Envelope Sender, From-Adresse oder beide bewusst auswählen.
- Sender-Block-List-Regel speichern.
- Zukünftige Nachrichten über die Log Search kontrollieren.
Basic rule: Blockiere so spezifisch wie möglich. Eine eng gefasste, nachvollziehbare Regel ist besser als eine unnötig breite Sperre.
Summary #
Mit der Sender Block List kannst du bestimmte Absender oder Absenderdomains in SpamExperts gezielt sperren.
Sie ist vor allem für konkrete, nachvollziehbare Sperren gedacht und nicht dafür, jede einzelne Spam-Adresse manuell zu sammeln.
Beachte beim Erstellen einer Regel den Unterschied zwischen Envelope Sender and From address. Bei einer Envelope-Sender-Sperre kann SpamExperts die Nachricht bereits während der SMTP-Verbindung ablehnen, sodass sie standardmäßig nicht in der Quarantäne erscheint.
Setze deine eigene Domain nicht auf die Sender Block List, um Spoofing zu verhindern. Dafür sollten SPF, DKIM und DMARC korrekt eingerichtet sein.
CURIAWEB empfiehlt weiterhin, die allgemeinen SpamExperts-Filter-Einstellungen auf den Standardwerten zu belassen. Verwende Block List, Filter-Training und Log Search gezielt für den jeweiligen Anwendungsfall.
