SpamExperts Protection Reports and Email Scout Reports

SpamExperts can send you regular overviews of filtered emails. Previously, the function mainly used for this was Protection Reports used.

Protection Reports are still available in SpamExperts, but are now considered legacy function. N-able recommends the more modern ones for new configurations Email Scout Reports (ESR).

CURIAWEB recommendation: If you want to set up a new spam report today, use an Email Scout Report if possible. Existing Protection Reports may continue to work, but should no longer be the preferred solution for new setups.

What are protection reports? #

Protection Reports were designed to regularly inform users about messages that SpamExperts has detected as spam and moved to quarantine.

Depending on the report type, such overviews could be sent, for example, for an entire domain or individual mailboxes.

A typical use case:

SpamExperts filters incoming emails
             ↓
Spam is quarantined
             ↓
Protection Report
             ↓
User receives overview via email

This meant that the spam quarantine did not have to be opened manually all the time.

Why are protection reports no longer the preferred solution today? #

N-able now labels Protection Reports as Legacy and announces their future replacement.

For new reports, the manufacturer recommends instead Email Scout Reports.

Email Scout Reports are more flexible because they are based on search criteria from the SpamExperts logs and can be scheduled and configured much more precisely.

Important: If you already have a Protection Report set up and working reliably, you do not need to change it prematurely. However, for new setups, an Email Scout Report is the more future-proof choice.

What are email scout reports? #

Email Scout Reports, short ESR, are scheduled or one-off sent reports based on a SpamExperts log search.

You can use this to define which messages should appear in a report.

Simplified:

Log Search
    ↓
Define search criteria
    ↓
Determine matching messages
    ↓
Create Email Scout Report
    ↓
Deliver report by email

As a result, Email Scout Reports are not solely limited to a simple quarantine overview.

Comparison of Protection Report and Email Scout Report #

Function	Protection Report	Email Scout Report
Status	Legacy	Currently recommended solution
Basis	Predominantly quarantined messages	Configurable log search criteria
Individual scheduling	Restricted	Significantly more flexible
One-time report	Possible depending on the protection report type	Possible
Recurring reports	Possible	Possible
Recommendation for new interior design	No	Yes

When is an email scout report useful? #

An email scout report is suitable, for example, if you want to regularly receive an overview of filtered or quarantined messages.

This can be particularly helpful for business-critical mailboxes because users do not constantly have to check the SpamExperts Control Panel themselves.

However, a report does not replace a log search when a specific email needs to be investigated.

For detailed troubleshooting, we continue to use the SpamExperts Log Search.

1. Open SpamExperts Control Panel #

Open SpamExperts via your CURIAWEB customer center.

Then check that you have opened the correct domain or the appropriate administrative level.

We declare the registration under Login to the SpamExperts Dashboard via the CURIAWEB Customer Center.

2. Create a basis for an Email Scout Report #

A custom email scout report is based on a search in the email log.

To do this, depending on the desired message traffic, open:

Incoming → Logs

or:

Outgoing → Logs

Then define via the available search filters which messages should be included in the report.

Practical Tip: First, consider what information you actually need on a regular basis. A report with too many irrelevant messages is quickly ignored.

3. Check search results #

First execute the log search and check the results.

The Email Scout Report will use these search criteria later. Therefore, you should make sure that the current search actually delivers the desired messages.

Only after that should you create a report from it.

4. Create email scout report #

If the log search yields the desired results, you can create an email scout report from it.

SpamExperts provides the function for this in the log search Email me this report available.

This opens the report configuration.

5. Set subject #

Define a unique subject line for the report email.

The subject line should indicate which domain or report it is about.

A schematic example:

SpamExperts Report – example.ch

6. Select shipping time #

Depending on the configuration, Email Scout Reports can be sent once or on a schedule.

For a one-time report, for example, options are available to:

• send immediately
• to send at a specific time

For recurring reports, additional repeating schedules can be configured.

This makes it possible to schedule Email Scout Reports much more precisely than the old Protection Reports.

7. Set sender address #

SpamExperts requires a valid sender address for the report email.

As the sender, a technically valid address should be used, such as a designated no-reply address or a valid mailbox of the domain in question.

A possible scheme would be:

no-reply@example.ch

Do not use a fabricated sender that does not technically match your configuration.

8. Set report recipient #

Enter the email address to which the Email Scout Report should be sent.

Check the address carefully. The report may contain information about filtered emails and should therefore only be sent to intended recipients.

9. Select report template #

Email Scout Reports use a template to display the report.

Depending on the SpamExperts configuration, different templates may be available.

For normal use, a custom template is generally not required.

10. PDF Attachment #

Depending on the platform and configuration, SpamExperts can additionally provide a PDF version of an Email Scout Report.

Whether this makes sense for your report depends on how the report will be used later.

For a normal daily check, the email display is often sufficient.

Treat incoming and outgoing reports separately #

SpamExperts distinguishes between incoming and outgoing email traffic in Email Scout Reports.

Reports for incoming and outgoing are set up separately.

Report	Use
ESR – Incoming	Incoming message reports
ESR – Outgoing	Reports on messages sent via SpamExperts

If you use only Incoming Filtering, you normally do not need an Outgoing Email Scout Report.

Manage existing Email Scout Reports #

You can find already configured reports in the SpamExperts Control Panel under:

Reporting → ESR – Incoming

or rather

Reporting → ESR – Outgoing

Depending on the report type, various actions may be available there, for example:

• Edit report
• Enable or disable report
• Send report immediately
• perform related search
• Remove report
• Export configuration

Automatic Email Scout Reports #

SpamExperts also supports automatic email scout reports.

These can be used to regularly generate reports for users or mailboxes.

Depending on the configuration, automated reports can be sent multiple times a day.

For a new setup, the current ESR configuration should be used instead of the old protection report function.

What does an email scout report contain? #

An email scout report contains a list of messages that meet the previously defined search criteria.

Depending on the configuration, additional actions may be available from the report or the corresponding message view.

This may include, for example:

• Block sender
• Approve message
• Allow sender
• Delete message
• release and train

Which actions are actually offered depends on the SpamExperts configuration and permissions.

Important: Do not execute an action from a report based solely on the subject line or sender name. In particular, before releasing or allowlisting a message, verify whether it is actually legitimate.

Email Scout Report and Spam Quarantine #

A report makes it easier to keep track of filtered messages, but it does not replace the actual spam quarantine.

Quarantine can still be relevant if a message needs to be examined more closely or released.

We explain how to use it at Using Spam Quarantine in SpamExperts.

Email Scout Report and Filter Training #

Depending on the configured actions, a message can also be released directly from an Email Scout Report and used for filter training.

This should only happen in the event of an actual misclassification.

A single legitimate message in a report is no reason to change the general filter settings.

We explain how spam and ham training works at Train SpamExperts Filter: Report spam and ham correctly.

Do not use the Sender Allow List hastily #

Even if a report offers a feature to allow a sender, not every legitimate message should automatically result in an allow-list entry.

An exception makes sense primarily in the case of recurring and comprehensible misclassifications.

You can find more about this at Sender Allow List: Allow senders in SpamExperts.

What are the old protection report types? #

If you are already using an older SpamExperts configuration, various Protection Reports may still be visible.

These include in particular:

Legacy report	Function
Protection Report – Send now	One-time report for a selected period
Protection Report – Domain	Regular report for a domain
Protection Report – Mailbox	Report for individual mailbox users

Diese Funktionen können in bestehenden Installationen weiterhin verwendet werden, sollten bei einer neuen Konfiguration jedoch nicht mehr bevorzugt werden.

Protection Report – Domain #

Der alte Domain Protection Report kann eine tägliche beziehungsweise wöchentliche Übersicht der für Benutzer einer Domain blockierten Nachrichten senden.

Je nach Konfiguration können Sprache und Format des Berichts festgelegt werden.

SpamExperts unterstützt dabei beispielsweise HTML beziehungsweise PDF.

Für neu einzurichtende zeitgesteuerte Reports bietet ESR jedoch mehr Flexibilität.

Protection Report – Mailbox #

Der alte Mailbox Protection Report erstellt für einzelne Empfänger eine Übersicht über deren quarantänisierte Nachrichten.

Dieser Bericht kann in älteren Konfigurationen weiterhin relevant sein, wenn Benutzer bereits daran gewöhnt sind.

Bei einer neuen Einrichtung solltest du stattdessen prüfen, ob ein entsprechender Email Scout Report den gewünschten Zweck besser erfüllt.

Warum kommt kein automatischer Report an? #

Wenn ein eingerichteter Report nicht ankommt, prüfe zunächst:

• ob der Report aktiviert ist
• ob die Empfängeradresse korrekt ist
• ob der Versandzeitplan stimmt
• ob überhaupt Nachrichten auf die gewählten Report-Kriterien passen
• ob der Report selbst von nachgelagerten Filtern oder Regeln zurückgehalten wurde

Bei Email Scout Reports gibt es außerdem die Möglichkeit, einen Report nicht zu senden, wenn keine Ergebnisse vorhanden sind.

Catch-all kann automatische Reports beeinflussen #

Bei Domains mit aktivierter Catch-all-Konfiguration kann SpamExperts automatische Reports deaktivieren beziehungsweise unterdrücken.

Der Hintergrund ist, dass SpamExperts bei einem Catch-all-Mailserver nicht zuverlässig erkennen kann, welche Empfängeradressen tatsächlich als reale Mailboxen existieren.

Important: Wenn automatische ESR- oder Protection-Reports unerwartet nicht versendet werden und dein Ziel-Mailserver Catch-all verwendet, sollte diese Konfiguration überprüft werden.

Protection Reports bei Microsoft 365 #

Bei Microsoft-365-Umgebungen ist zusätzliche Vorsicht erforderlich, wenn Berichte Links für Aktionen wie Freigabe oder Training enthalten.

Sicherheitsfunktionen können Links in E-Mails automatisiert aufrufen beziehungsweise analysieren. Dadurch könnten Aktionen unbeabsichtigt ausgelöst werden.

Wenn SpamExperts zusammen mit Microsoft 365 eingesetzt wird, sollte deshalb die spezifische SpamExperts-Dokumentation für Microsoft 365 berücksichtigt werden.

Sollte jeder Benutzer einen täglichen Spam-Bericht erhalten? #

Not necessarily.

Bei Benutzern mit sehr wenig quarantänisiertem Spam kann ein täglicher Report unnötig sein. Bei wichtigen Geschäftspostfächern oder Benutzern, die regelmäßig ihre zurückgehaltenen Nachrichten kontrollieren müssen, kann ein Report dagegen hilfreich sein.

Die Häufigkeit sollte so gewählt werden, dass der Bericht tatsächlich gelesen wird.

Ein Report, der jeden Tag ungelesen gelöscht wird, erfüllt seinen Zweck nicht.

Reports ersetzen keine Diagnose #

Email Scout Reports und Protection Reports sind vor allem Übersichts- und Benachrichtigungswerkzeuge.

Wenn eine konkrete Nachricht fehlt oder falsch verarbeitet wurde, solltest du weiterhin die Log Search verwenden.

Regelmäßige Übersicht
→ Email Scout Report

Konkrete E-Mail untersuchen
→ Log Search

Zurückgehaltene E-Mail bearbeiten
→ Spam Quarantine

Filter-Einstellungen wegen eines Reports nicht verändern #

Wenn du in einem Report eine einzelne falsch klassifizierte Nachricht findest, solltest du nicht sofort die allgemeinen SpamExperts-Filterwerte verändern.

CURIAWEB empfiehlt weiterhin, die Standardkonfiguration beizubehalten.

Untersuche die konkrete Nachricht und verwende gegebenenfalls gezieltes Spam- oder Ham-Training.

Unsere Empfehlungen zu den Filterwerten findest du unter SpamExperts Filter Settings: Why the Default Configuration is Usually the Best Choice.

Empfehlung für bestehende Protection Reports #

Wenn du bereits einen Protection Report verwendest, besteht kein Grund, einen funktionierenden Bericht sofort zu löschen.

Bei einer zukünftigen Anpassung oder Neueinrichtung solltest du jedoch prüfen, ob ein Email Scout Report die Anforderungen besser erfüllt.

Da N-able Protection Reports als Legacy-Funktion kennzeichnet, ist ESR für neue Konfigurationen die sinnvollere Grundlage.

Empfehlung für neue Reports #

Für eine neue Einrichtung empfehlen wir:

1. Überlegen, welche Nachrichten im Report erscheinen sollen.
2. Passende Suche in Incoming oder Outgoing Logs erstellen.
3. Suchergebnis kontrollieren.
4. Aus der Suche einen Email Scout Report erstellen.
5. Empfänger und Zeitplan festlegen.
6. Report testweise senden.
7. Prüfen, ob Inhalt und Häufigkeit im Alltag sinnvoll sind.

CURIAWEB recommendation: Nutze für neue SpamExperts-Berichte Email Scout Reports. Bestehende Protection Reports dürfen weiterlaufen, solange sie benötigt werden und zuverlässig funktionieren.

Summary #

SpamExperts Protection Reports informieren Benutzer über gefilterte beziehungsweise quarantänisierte Nachrichten. Diese Funktion ist inzwischen jedoch als Legacy gekennzeichnet.

N-able empfiehlt für neue Einrichtungen Email Scout Reports (ESR).

Email Scout Reports basieren auf Log-Search-Kriterien und ermöglichen dadurch wesentlich flexiblere Berichte. Sie können einmalig oder nach einem Zeitplan versendet und für eingehenden beziehungsweise ausgehenden E-Mail-Verkehr separat eingerichtet werden.

Bestehende Protection Reports müssen nicht zwingend sofort ersetzt werden. Wenn du einen neuen Report einrichtest oder eine bestehende Konfiguration überarbeitest, solltest du jedoch bevorzugt ESR verwenden.

Reports sind vor allem für regelmäßige Übersichten gedacht. Für die technische Untersuchung einer konkreten Nachricht bleibt die SpamExperts Log Search das wichtigste Diagnosewerkzeug.