Avec la Archivage des e-mails par SpamExperts les e-mails entrants et sortants peuvent être archivés de manière centralisée et recherchés ultérieurement. L'archivage est donc différent de la mise en quarantaine des spams ou d'une sauvegarde classique d'une boîte aux lettres électronique.
Elle peut s'avérer intéressante en particulier pour les entreprises qui souhaitent en outre archiver de manière centralisée les communications par e-mail professionnelles et, si nécessaire, effectuer des recherches ciblées.
Important : L'archivage technique des e-mails ne répond pas à lui seul à la question de savoir quels messages votre entreprise doit ou peut conserver pour des raisons juridiques ou organisationnelles. Les délais de conservation, la protection des données et les droits d'accès doivent être réglementés de manière adaptée à chaque entreprise.
Qu'est-ce que l'archivage d'e-mails SpamExperts ? #
SpamExperts peut également stocker les messages traités via l'infrastructure correspondante dans une archive centrale.
Le déroulement fondamental se présente, de manière simplifiée, ainsi :
Trafic de courriels
↓
SpamExperts
↓
Filtrage / Traitement
↓
Archivage
↓
Recherche ultérieure et restaurationCela crée un niveau d'archivage supplémentaire en plus de la boîte aux lettres normale.
Quelle est la différence entre l'archivage et la boîte aux lettres ? #
Ta boîte e-mail normale est conçue pour le travail quotidien. Tu y lis, réponds, déplaces et supprimes des messages.
Un archive de courrier électronique poursuit un autre objectif : il conserve les messages de manière centralisée et permet une recherche ultérieure indépendamment du fait que le message en question soit ou non toujours présent dans la boîte de réception normale.
| Boîte aux lettres | Archives de messagerie |
|---|---|
| Pour le travail quotidien par e-mail | Pour un espace de rangement central supplémentaire |
| L'utilisateur gère les messages | Les messages archivés sont stockés séparément |
| Les messages peuvent être supprimés par l'utilisateur | La copie d'archive peut subsister indépendamment de la boîte aux lettres |
| Structure de dossiers pour l'organisation quotidienne | La recherche et la récupération sont au premier plan |
L'archivage des e-mails n'est pas un filtre anti-spam #
L'archivage ne doit pas non plus être confondu avec le filtre anti-spam proprement dit.
Le filtrage entrant et sortant SpamExperts analyse les messages et prend des décisions de filtrage. L'archivage a pour but, en revanche, de conserver la correspondance par e-mail correspondante et de la rendre accessible ultérieurement.
Une archive n'est donc pas automatiquement un message indésirable et un message indésirable n'est pas bloqué du seul fait de son archivage.
L'archivage des e-mails et la mise en quarantaine des spams ne sont pas la même chose #
Aussi les Quarantaine anti-spam n'est pas une archive d'e-mails.
| Quarantaine anti-spam | Archives de messagerie |
|---|---|
| Messages bloqués par le filtre | Sert à la conservation à long terme des messages archivés |
| Élément du traitement des spams | Fonction d'archivage séparée |
| Les messages peuvent être examinés et approuvés | Les messages peuvent être recherchés et rappelés |
Nous expliquons le fonctionnement de la mise en quarantaine des spams sur Utiliser la quarantaine de spam dans SpamExperts.
Distinguer l'archivage et la sauvegarde des e-mails #
Un autre différence importante existe entre Archivage et Sauvegarde.
Une sauvegarde sert principalement à restaurer des données après une perte ou un problème technique. En revanche, l'archivage des e-mails vise la conservation structurée et à long terme ainsi que la recherche ciblée de messages.
Sauvegarde
→ Restauration après perte de données
Archive
→ Conservation et recherche cibléeEn bref : Une sauvegarde et un archivage des e-mails peuvent se compléter, mais remplissent des rôles différents. Un archive ne doit pas simplement être considéré comme un substitut à une stratégie de sauvegarde.
Quels e-mails peuvent être archivés ? #
L'archivage SpamExperts peut être utilisé pour les messages entrants et sortants, selon la configuration souscrite ou mise en place.
Pour que les messages concernés puissent être archivés, ils doivent être traités via le chemin de messagerie SpamExperts prévu à cet effet.
C'est pourquoi la configuration correcte du filtrage entrant est importante pour les messages entrants.
Nous expliquons cela sous Configurer SpamExperts Incoming Filtering et configurer les enregistrements MX.
Pour les messages sortants, la voie d'expédition sortante prévue doit être utilisée.
Tu trouveras les paramètres sous Configurer le filtrage sortant SpamExperts.
Pourquoi le chemin de transmission réel des messages est-il important ? #
Un système d'archivage ne peut archiver que les messages qui empruntent effectivement le circuit de traitement prévu à cet effet.
Si un message est remis directement en contournant SpamExperts ou est envoyé via un autre service SMTP sortant, il peut se trouver en dehors de l'archivage SpamExperts prévu.
Par conséquent, en cas de messages d'archives prétendument manquants, il convient d'abord de vérifier quel chemin l'e-mail concerné a réellement emprunté.
Ouvrir le panneau de contrôle SpamExperts #
Ouvrez votre service SpamExperts via le centre client CURIAWEB.
Vérifiez ensuite que vous avez ouvert le bon domaine ou le niveau d'administration souhaité.
Nous expliquons l'inscription sous Connexion au tableau de bord SpamExperts via le centre client CURIAWEB.
Ouvrir la zone d'archives #
Si l'archivage des e-mails est disponible et activé pour votre service SpamExperts, vous trouverez la section correspondante pour la recherche dans les archives ou les messages archivés dans le panneau de configuration.
Les fonctionnalités visibles dépendent de la fonction d'archivage souscrite, de votre niveau d'accès et des autorisations disponibles pour votre utilisateur.
Important : Si vous ne voyez pas de zone d'archive, vous ne devez pas supposer qu'il s'agit d'une erreur technique. L'archivage est une fonction distincte et n'est pas automatiquement disponible dans toutes les configurations SpamExperts.
Rechercher un e-mail archivé #
Pour une recherche ciblée, vous devriez connaître le maximum d'informations sur le message recherché.
Sont particulièrement utiles :
- Adresse de l'expéditeur
- Adresse du destinataire
- date approximative
- heure approximative
- Objet ou une partie de celui-ci
Plus vous affinez vos critères de recherche, plus il est facile de trouver un message particulier dans de plus grandes archives.
Commencer par la période #
Pour les archives volumineuses, vous devez d'abord sélectionner une période pertinente.
Si vous savez qu'un message a été envoyé, par exemple, en mars d'une année donnée, il n'est généralement pas judicieux de parcourir l'ensemble des archives sur plusieurs années.
Délimitez d'abord la période, puis ajoutez d'autres critères de recherche.
Rechercher par expéditeur #
Si l'adresse complète de l'expéditeur est connue, tu peux considérablement restreindre la recherche avec celle-ci.
Exemple :
absender@example.com
Utilisez si possible l'adresse e-mail réelle et pas seulement un nom d'affichage visible.
Rechercher un destinataire #
L'adresse du destinataire est également un critère de recherche important, en particulier pour les domaines comptant de nombreuses boîtes aux lettres.
Exemple :
buchhaltung@example.ch
La combinaison de la période, de l'expéditeur et du destinataire suffit souvent à réduire considérablement le nombre de résultats.
Rechercher par objet #
Si l'objet est connu, il peut également être utilisé comme critère de recherche.
Cependant, dans le cas de messages automatisés récurrents, de nombreux e-mails peuvent posséder un objet identique ou très similaire.
Utilisez par conséquent, si possible, plusieurs critères de recherche.
Période
+
Expéditeur
+
Destinataire
+
ObjetVérifier soigneusement les résultats de recherche #
Si plusieurs messages sont trouvés, vous ne devez pas décider uniquement sur la base de l'objet lequel d'entre eux est le message recherché.
Comparez en outre l'expéditeur, le destinataire et l'heure.
C'est particulièrement important pour les factures, les confirmations de commande, les messages système ou d'autres e-mails automatisés dont l'objet se répète régulièrement.
Ouvrir le message archivé #
Après avoir sélectionné un résultat de recherche pertinent, vous pouvez ouvrir le message archivé et vérifier les informations disponibles.
Selon vos autorisations et la configuration de SpamExperts, d'autres actions peuvent être disponibles pour le message en question.
Gardez à l'esprit que les e-mails professionnels archivés peuvent contenir des informations confidentielles ou personnelles.
Restaurer le message archivé #
Un message archivé peut, selon la fonctionnalité disponible, être réexpédié à un destinataire prévu ou restauré à partir des archives.
Avant une restauration, vérifiez soigneusement que vous avez sélectionné le bon message.
Attention : Un e-mail restauré peut contenir des informations confidentielles ou des pièces jointes. Vérifiez le destinataire prévu avant l'envoi ou la restauration.
Pourquoi est-ce que je ne trouve pas un certain message dans les archives ? #
Si un message attendu n'est pas trouvé, il y a plusieurs causes possibles.
Vérifie d'abord :
- si la période de recherche est correcte
- si l'expéditeur et le destinataire ont été saisis correctement
- si le message a été traité par la voie SpamExperts prévue
- si l'archivage était déjà actif à ce moment-là
- si le message se trouve dans la période d'archivage disponible
- si votre utilisateur dispose des autorisations nécessaires
Ne modifiez pas d'autres paramètres SpamExperts par simple suspicion si un seul message archivé est introuvable.
Recherche de journaux ou recherche d'archives ? #
La recherche dans les journaux et la recherche dans les archives répondent à des questions différentes.
| Outil | Question typique |
|---|---|
| Recherche de journaux | Comment un e-mail spécifique a-t-il été traité par SpamExperts ? |
| Recherche dans les archives | Où puis-je retrouver un message archivé ? |
Par exemple, si vous souhaitez savoir pourquoi un e-mail récent n'a pas été distribué, c'est Recherche dans les journaux SpamExperts le bon outil de diagnostic.
Si, en revanche, tu souhaites retrouver un ancien message archivé, tu utilises la recherche dans les archives.
L'archivage ne remplace pas une configuration de messagerie correcte #
L'activation d'un archive ne résout pas les problèmes liés aux enregistrements MX, aux configurations SMTP, à SPF, DKIM ou DMARC.
L'archivage est une fonctionnalité supplémentaire au sein de l'infrastructure de messagerie électronique.
Le chemin d'acheminement réel des messages et l'authentification des e-mails doivent toujours être correctement configurés.
Respecter SPF pour l'envoi sortant #
Si les e-mails sortants sont envoyés via le filtrage sortant SpamExperts, la configuration SPF de votre domaine doit également correspondre au chemin d'acheminement réel.
Nous expliquons comment intégrer SpamExperts dans un enregistrement SPF sur Configurer et vérifier correctement SPF pour SpamExperts.
Combien de temps les e-mails sont-ils archivés ? #
La durée de conservation disponible dépend de l'archivage SpamExperts utilisé, ainsi que du produit souscrit et de sa configuration.
C'est pourquoi aucun délai de conservation général ne devrait être adopté.
Si votre entreprise requiert une durée de conservation spécifique, il convient de vérifier si l'archivage effectivement mis en place répond à cette exigence.
Important : Une durée de conservation techniquement possible n'est pas automatiquement identique à une obligation légale de conservation. La configuration technique et les exigences juridiques doivent être évaluées séparément.
Archivage des e-mails et protection des données #
Un archive de courrier électronique peut contenir des informations personnelles et confidentielles étendues.
Cela peut par exemple inclure :
- Communication avec les clients
- documents contractuels
- Factures
- données à caractère personnel
- communication interne d'entreprise
- Pièces jointes
C'est pourquoi les droits d'accès aux archives doivent être attribués de manière réfléchie.
Tous les utilisateurs qui utilisent une boîte aux lettres normale ne doivent pas nécessairement avoir automatiquement accès à l'ensemble des archives d'e-mails d'une entreprise.
Droits d'accès selon le principe du « besoin d'en connaître » #
Pour les archives professionnelles, il est fondamentalement recommandé d'accorder des autorisations de manière aussi restrictive que possible.
Les utilisateurs ne devraient pouvoir accéder qu'aux messages archivés dont ils ont réellement besoin pour accomplir leur tâche.
L'accès administratif complet ne devrait donc être accordé qu'aux personnes qui en ont réellement besoin.
Sécuriser l'accès aux archives #
Étant donné qu'une archive de courriels peut, dans certains cas, contenir une grande partie de la communication de l'entreprise, son accès doit également être protégé en conséquence.
Utilisez un mot de passe sécurisé et unique pour votre espace client CURIAWEB et protégez les accès administratifs avec un soin particulier.
Les identifiants partagés devraient être évités lorsque des utilisateurs individuels et des autorisations sont disponibles.
Archivage des e-mails et conservation légale #
Les entreprises peuvent être tenues de conserver certains documents professionnels pendant des périodes définies. Toutefois, les e-mails concernés et les exigences applicables en matière de conservation dépendent de la juridiction, du contenu et de la situation de l'entreprise.
Une fonction d'archivage technique ne doit donc pas être considérée automatiquement comme une solution d'archivage complète sur le plan juridique ou réglementaire.
Remarque : Avec cet article, CURIAWEB fournit des informations techniques sur l'archivage des e-mails. Pour l'évaluation des exigences concrètes en matière de conservation légale, de protection des données ou de conformité, vous devriez faire examiner par des experts les directives applicables à votre entreprise.
Rechercher un e-mail supprimé dans les archives #
Si un message a été supprimé par erreur de la boîte de réception normale et que l'archivage des e-mails était actif au moment du traitement, une copie archivée peut toujours se trouver dans l'archive.
Le mieux est de procéder comme suit :
- Détermine la période approximative à laquelle le message a été envoyé.
- Note l'expéditeur et le destinataire.
- Ouvrir la recherche d'archives.
- Délimitez la période.
- Complétez l'expéditeur ou le destinataire.
- Vérifiez les messages trouvés.
- Restaurez le message correct si nécessaire à l'aide des fonctions disponibles.
Que faire si un message n'a jamais été archivé ? #
Si un message n'est pas passé par le système SpamExperts ou par le chemin de messagerie prévu pour l'archivage, il se peut qu'il ne soit pas présent dans l'archive SpamExperts.
Dans ce cas, pour les messages entrants, il convient de vérifier si le message apparaît dans la recherche des journaux d'entrée (Incoming Log Search).
Pour les messages sortants, il convient de vérifier s'ils ont effectivement été envoyés via le filtrage sortant SpamExperts.
Vérifier régulièrement l'archivage #
Si l'archivage des e-mails est important pour votre entreprise, son bon fonctionnement ne doit pas être vérifié seulement lorsque l'on a urgemment besoin d'un message particulier des mois plus tard.
Après la configuration, vérifiez à l'aide de quelques messages de test réels si les e-mails entrants et sortants apparaissent comme prévu dans l'archive.
Un échantillonnage occasionnel aide également à détecter rapidement les modifications dans le cheminement des messages.
Conseil pratique : Après des modifications apportées aux serveurs de messagerie, aux enregistrements MX ou aux routes SMTP sortantes, vous devez également vérifier si l'archivage continue d'enregistrer le trafic de courrier électronique attendu.
Idées reçues courantes sur l'archivage des e-mails #
| Malentendu | C'est exact |
|---|---|
| „ La quarantaine est mon archive. “ | La mise en quarantaine et l'archivage remplissent des tâches différentes. |
| „Un archive remplace n'importe quelle sauvegarde.“ | L'archivage et la sauvegarde ont des objectifs différents. |
| „Chaque e-mail est archivé automatiquement.“ | Le message doit être capturé par l'archivage configuré. |
| „ Quand je supprime un e-mail de ma boîte de réception, il disparaît partout. “ | Une copie d'archive distincte peut toujours exister. |
| „ L'archivage technique signifie automatiquement la sécurité juridique. “ | Les exigences légales doivent être évaluées séparément. |
Résumé #
L'archivage des e-mails SpamExperts permet le stockage centralisé supplémentaire et la recherche ultérieure des e-mails traités via l'infrastructure SpamExperts prévue à cet effet.
Un archive e-mail ne doit pas être confondu avec la quarantaine anti-spam ou une sauvegarde classique. La quarantaine sert à traiter les messages retenus, une sauvegarde sert principalement à restaurer des données, et un archive à une conservation à long terme et à une recherche ciblée.
Lors de la recherche d'un message archivé, vous devriez si possible connaître la période, l'expéditeur, le destinataire et l'objet. Si un message est introuvable, il convient en outre de vérifier s'il a bien été traité via le canal de messagerie SpamExperts prévu à cet effet et si l'archivage était actif au moment concerné.
Étant donné que les archives de courrier électronique peuvent contenir des données confidentielles et à caractère personnel, des droits d'accès appropriés et des règles organisationnelles sont particulièrement importants.
L'archivage technique ne remplace pas un examen individuel des exigences légales en matière de conservation, de protection des données ou de conformité.
