Con la Archiviazione email di SpamExperts le e-mail in entrata e in uscita possono essere archiviate centralmente e successivamente ricercate. L'archiviazione è quindi qualcosa di diverso dalla quarantena antispam o dal classico backup di una casella di posta elettronica.
Può essere interessante in particolare per le aziende che desiderano archiviare centralmente anche le comunicazioni aziendali via e-mail e, se necessario, cercarle in modo mirato.
Importante: Un'archiviazione tecnica delle e-mail da sola non risponde ancora alla domanda su quali messaggi la tua azienda debba o possa conservare per motivi legali o organizzativi. I periodi di conservazione, la protezione dei dati e i diritti di accesso devono essere regolati in modo adeguato alla rispettiva azienda.
Cos'è l'archiviazione email di SpamExperts? #
SpamExperts può inoltre archiviare i messaggi elaborati tramite la relativa infrastruttura in un archivio centrale.
Il procedimento di base, in modo semplificato, è il seguente:
Traffico di posta elettronica
↓
SpamExperts
↓
Filtraggio / Elaborazione
↓
Archiviazione
↓
successiva ricerca e ripristinoCiò crea un livello di archiviazione aggiuntivo accanto alla normale casella di posta.
Qual è la differenza tra archiviazione e cassetta postale? #
La tua casella di posta elettronica normale è pensata per il lavoro quotidiano. Lì leggi, rispondi, sposti e elimini i messaggi.
Un archivio di posta elettronica persegue uno scopo diverso: conserva i messaggi in modo centralizzato e consente una ricerca successiva, indipendentemente dal fatto che il messaggio in questione sia ancora presente nella normale casella di posta.
| Casella postale | Archivio e-mail |
|---|---|
| Per il lavoro quotidiano con le e-mail | Per ulteriore stoccaggio centralizzato |
| L'utente gestisce i messaggi | I messaggi archiviati vengono salvati separatamente |
| I messaggi possono essere eliminati dall'utente | La copia di archivio può rimanere indipendente dalla cassetta postale |
| Struttura delle cartelle per l'organizzazione quotidiana | La ricerca e il recupero sono in primo piano |
L'archiviazione delle e-mail non è un filtro antispam #
L'archiviazione non deve nemmeno essere confusa con il vero e proprio filtro antispam.
Il filtraggio in entrata e in uscita di SpamExperts analizza i messaggi e prende decisioni di filtraggio. L'archiviazione, invece, ha lo scopo di conservare la relativa comunicazione e-mail e renderla accessibile in seguito.
Un messaggio archiviato non è quindi automaticamente spam e un messaggio di spam non viene bloccato solo a causa dell'archiviazione.
L'archiviazione delle e-mail e la quarantena dello spam non sono la stessa cosa #
Anche la Quarantena spam non è un archivio di posta elettronica.
| Quarantena spam | Archivio e-mail |
|---|---|
| Messaggi trattenuti dal filtro | Serve per la conservazione a lungo termine dei messaggi archiviati |
| Parte della gestione dello spam | Funzione di archiviazione separata |
| I messaggi possono essere controllati e approvati | I messaggi possono essere cercati e richiamati |
Spieghiamo come funziona la quarantena dello spam all'indirizzo Usare la quarantena antispam in SpamExperts.
Differenziare tra archiviazione e-mail e backup #
Un'altra importante differenza esiste tra Archiviazione e Backup.
Un backup serve principalmente a ripristinare i dati dopo una perdita o un problema tecnico. L'archiviazione delle e-mail, invece, è orientata alla conservazione strutturata e a lungo termine, nonché al recupero mirato dei messaggi.
Backup
→ Ripristino in caso di perdita di dati
Archiv
→ Conservazione e ricerca mirataBreve spiegazione: Un backup e un archivio di posta elettronica possono completarsi a vicenda, ma svolgono compiti diversi. Un archivio non dovrebbe essere considerato semplicemente un sostituto di una strategia di backup.
Quali e-mail possono essere archiviate? #
L'archiviazione di SpamExperts può essere utilizzata per i messaggi in entrata e in uscita, a seconda della configurazione prenotata o impostata.
Affinché i relativi messaggi possano essere archiviati, devono essere elaborati tramite il percorso dei messaggi SpamExperts designato.
Per i messaggi in arrivo è quindi importante la corretta configurazione del filtro in entrata.
Spieghiamo questo sotto Configurare il filtro in entrata di SpamExperts e i record MX.
Per i messaggi in uscita è necessario utilizzare il canale di invio previsto corrispondente.
Trovi le impostazioni sotto Configurare il filtraggio in uscita di SpamExperts.
Perché è importante il percorso effettivo dei messaggi? #
Un sistema di archiviazione può archiviare solo i messaggi che transitano effettivamente attraverso il percorso di elaborazione previsto.
Se un messaggio viene consegnato direttamente bypassando SpamExperts o inviato tramite un altro servizio SMTP in uscita, potrebbe trovarsi al di fuori dell'archiviazione SpamExperts prevista.
Pertanto, in caso di presunta mancanza di messaggi di archiviazione, si dovrebbe prima verificare quale percorso abbia effettivamente seguito l'e-mail in questione.
Apri il pannello di controllo SpamExperts #
Apri il tuo servizio SpamExperts tramite il centro clienti CURIAWEB.
Verifica quindi di aver aperto il dominio corretto o il livello di gestione desiderato.
Dichiariamo l'iscrizione sotto Accesso al dashboard di SpamExperts tramite il centro clienti CURIAWEB.
Apri l'area di archivio #
Se l'archiviazione delle e-mail è disponibile e abilitata per il tuo servizio SpamExperts, troverai la sezione corrispondente per la ricerca nell'archivio o per i messaggi archiviati nel pannello di controllo.
Quali funzioni siano visibili lì dipende dalla funzione di archiviazione prenotata, dal tuo livello di accesso e dalle autorizzazioni disponibili per il tuo utente.
Importante: Se non vedi una sezione di archivio, non dovresti dare per scontato che ci sia un errore tecnico. L'archiviazione è una funzione separata e non è disponibile automaticamente in ogni configurazione di SpamExperts.
Cercare un'e-mail archiviata #
Per una ricerca mirata, dovresti conoscere il maggior numero possibile di informazioni sul messaggio cercato.
Particolarmente utili sono:
- Indirizzo del mittente
- Indirizzo del destinatario
- data approssimativa
- orario approssimativo
- Oggetto o parte di esso
Più stringi i criteri di ricerca, più è facile trovare un determinato messaggio in un archivio più grande.
Iniziare con il periodo di tempo #
In caso di archivi ampi, dovresti prima selezionare un periodo di tempo sensato.
Se sai che un messaggio è stato inviato, ad esempio, nel marzo di un determinato anno, di solito non ha senso cercare nell'intero archivio per diversi anni.
Prima delimita il periodo di tempo e poi aggiungi altri criteri di ricerca.
Cerca per mittente #
Se l'indirizzo completo del mittente è noto, puoi usarlo per restringere notevolmente la ricerca.
Esempio:
absender@example.com
Usa, se possibile, l'indirizzo email effettivo e non solo un nome visualizzato visibile.
Cerca destinatario #
Anche l'indirizzo del destinatario è un criterio di ricerca importante, soprattutto per i domini con molte caselle di posta.
Esempio:
buchhaltung@example.ch
La combinazione di intervallo di tempo, mittente e destinatario è spesso già sufficiente per ridurre notevolmente il numero di risultati.
Cerca per oggetto #
Se l'oggetto è noto, anch'esso può essere utilizzato come criterio di ricerca.
Nel caso di messaggi automatici ricorrenti, tuttavia, molte email possono avere un oggetto identico o molto simile.
Utilizza quindi, se possibile, più criteri di ricerca.
Periodo
+
Mittente
+
Destinatario
+
OggettoControllare attentamente i risultati della ricerca #
Se vengono trovati più messaggi, non dovresti decidere quale di essi sia quello cercato basandoti esclusivamente sull'oggetto.
Confronta inoltre mittente, destinatario e orario.
Ciò è particolarmente importante per fatture, conferme d'ordine, messaggi di sistema o altre email automatizzate il cui oggetto si ripete regolarmente.
Apri messaggio archiviato #
Dopo aver selezionato un risultato di ricerca adatto, puoi aprire il messaggio archiviato e controllare le informazioni disponibili.
A seconda delle autorizzazioni e della configurazione di SpamExperts, potrebbero essere disponibili ulteriori azioni per il messaggio in questione.
Tieni presente che le e-mail aziendali archiviate possono contenere informazioni riservate o personali.
Ripristina messaggio archiviato #
Un messaggio archiviato può essere consegnato nuovamente a un destinatario designato o ripristinato dall'archivio, a seconda della funzione disponibile.
Prima di un ripristino, controlla attentamente di aver selezionato il messaggio giusto.
Attenzione: Un'e-mail ripristinata può contenere informazioni riservate o allegati. Prima dell'invio o del ripristino, verificare il destinatario previsto.
Perché non trovo un determinato messaggio nell'archivio? #
Se non viene trovato un messaggio atteso, ci sono diverse possibili cause.
Verifica prima:
- se il periodo di ricerca è corretto
- se mittente e destinatario sono stati inseriti correttamente
- se il messaggio sia stato elaborato tramite il percorso SpamExperts previsto
- se l'archiviazione fosse già attiva al momento in questione
- se il messaggio rientra nel periodo di archiviazione disponibile
- se il tuo utente dispone delle autorizzazioni necessarie
Non modificare altri parametri di SpamExperts basandoti su supposizioni, se viene semplicemente trovato un messaggio archiviato.
Ricerca log o ricerca nell'archivio? #
La ricerca nei log e la ricerca d'archivio rispondono a domande diverse.
| Utensile | Tipica domanda |
|---|---|
| Ricerca log | In che modo una determinata e-mail è stata elaborata da SpamExperts? |
| Ricerca nell'archivio | Dove trovo un messaggio archiviato? |
Se, ad esempio, desideri sapere perché un'e-mail recente non è stata recapitata, la Ricerca log SpamExperts il giusto strumento di diagnosi.
Se invece desideri trovare un vecchio messaggio archiviato, utilizzi la ricerca nell'archivio.
L'archiviazione non sostituisce una corretta configurazione delle e-mail #
L'attivazione di un archivio non risolve i problemi relativi a record MX, configurazioni SMTP, SPF, DKIM o DMARC.
L'archiviazione è una funzionalità aggiuntiva all'interno dell'infrastruttura di posta elettronica.
Il percorso effettivo dei messaggi e l'autenticazione delle e-mail devono comunque essere configurati correttamente.
Prestare attenzione a SPF per le spedizioni in uscita #
Se le e-mail in uscita vengono inviate tramite SpamExperts Outgoing Filtering, anche la configurazione SPF del tuo dominio deve corrispondere al percorso di invio effettivo.
Spiegazione su come integrare SpamExperts in un record SPF disponibile su Configurare e verificare correttamente SPF per SpamExperts.
Per quanto tempo vengono archiviate le e-mail? #
Il periodo di conservazione disponibile dipende dall'archiviazione SpamExperts utilizzata o dal prodotto sottoscritto e dalla sua configurazione.
Perciò non dovrebbe essere adottato un termine di conservazione generale.
Se la tua azienda richiede un determinato periodo di conservazione, è necessario verificare se l'archiviazione effettivamente configurata soddisfa questo requisito.
Importante: Una durata di conservazione tecnicamente possibile non è automaticamente identica a un obbligo di conservazione legale. La configurazione tecnica e i requisiti di legge devono essere valutati separatamente.
Archiviazione delle e-mail e protezione dei dati #
Un archivio di e-mail può contenere vaste informazioni personali e riservate.
Questi possono includere, ad esempio:
- Comunicazione con i clienti
- Documenti contrattuali
- Fatture
- dati personali
- comunicazione aziendale interna
- Allegati
Ecco perché i diritti di accesso all'archivio dovrebbero essere assegnati consapevolmente.
Non tutti gli utenti che utilizzano una normale casella di posta elettronica devono necessariamente avere accesso all'intero archivio email di un'azienda.
Diritti di accesso basati sul principio della necessità di sapere #
Per gli archivi aziendali si raccomanda fondamentalmente un'assegnazione dei permessi il più possibile restrittiva.
Gli utenti dovrebbero poter accedere solo ai messaggi archiviati di cui hanno effettivamente bisogno per il loro compito.
L'accesso completo di livello amministrativo dovrebbe di conseguenza essere concesso solo alle persone che ne hanno effettivamente bisogno.
Proteggere l'accesso all'archivio #
Poiché un archivio di posta elettronica può contenere una gran parte della comunicazione aziendale, anche l'accesso dovrebbe essere protetto di conseguenza.
Utilizza una password sicura e univoca per il tuo centro clienti CURIAWEB e proteggi gli accessi amministrativi con particolare cura.
Le credenziali di accesso condivise dovrebbero essere evitate quando sono disponibili utenti e autorizzazioni individuali.
Archiviazione delle e-mail e conservazione a norma di legge #
Le aziende possono essere obbligate a conservare determinati documenti aziendali per periodi di tempo definiti. Tuttavia, quali e-mail rientrano in questo obbligo e quali requisiti si applicano alla conservazione dipendono dall'ordinamento giuridico, dal contenuto e dalla situazione aziendale.
Una funzione di archiviazione tecnica non dovrebbe quindi essere considerata automaticamente come una soluzione di archiviazione completa, legale o normativa.
Nota: Con questo articolo CURIAWEB fornisce informazioni tecniche sull'archiviazione della posta elettronica. Per la valutazione di specifici requisiti legali di conservazione, protezione dei dati o conformità, dovresti far verificare da esperti le normative applicabili alla tua azienda.
Cerca un'email eliminata nell'archivio #
Se un messaggio è stato eliminato accidentalmente dalla normale casella di posta e l'archiviazione delle e-mail era attiva al momento dell'elaborazione, una copia archiviata potrebbe trovarsi ancora nell'archivio.
Procedi preferibilmente in questo modo:
- Determina il periodo approssimativo del messaggio.
- Prendi nota del mittente e del destinatario.
- Apri la ricerca nell'archivio.
- Limita il periodo di tempo.
- Aggiungi mittente o destinatario.
- Controlla i messaggi trovati.
- Ripristina il messaggio corretto utilizzando le funzioni disponibili, se necessario.
Cosa fare se un messaggio non è mai stato archiviato? #
Se un messaggio non è passato attraverso il sistema SpamExperts o attraverso il percorso di messaggistica previsto per l'archiviazione, potrebbe non essere presente nell'archivio di SpamExperts.
In questo caso, per i messaggi in arrivo, si dovrebbe verificare se il messaggio compare nella ricerca del log in arrivo (Incoming Log Search).
Per i messaggi in uscita, è necessario verificare se sono stati effettivamente inviati tramite SpamExperts Outgoing Filtering.
Controllare regolarmente l'archiviazione #
Se l'archiviazione delle e-mail è importante per la tua azienda, il suo funzionamento non dovrebbe essere verificato solo quando, mesi dopo, si ha urgentemente bisogno di un determinato messaggio.
Dopo la configurazione, verifica tramite alcuni messaggi di test reali che le email in entrata e in uscita compaiano nell'archivio come previsto.
Un campione occasionale aiuta inoltre a individuare tempestivamente eventuali modifiche al percorso dei messaggi.
Consiglio pratico: Dopo modifiche ai server di posta, ai record MX o alle route SMTP in uscita, dovresti anche verificare se l'archiviazione continua a catturare il traffico di posta elettronica previsto.
Tipici malintesi sull'archiviazione delle e-mail #
| Malinteso | Esatto |
|---|---|
| „La quarantena è il mio archivio.“ | La quarantena e l'archiviazione svolgono funzioni diverse. |
| „Un archivio sostituisce qualsiasi backup.“ | Archiviazione e backup hanno obiettivi diversi. |
| „Ogni e-mail viene archiviata automaticamente.“ | Il messaggio deve essere registrato dal sistema di archiviazione predisposto. |
| „Quando elimino un’e-mail dalla posta in arrivo, questa scompare da ogni parte.“ | Potrebbe essere ancora presente una copia di archivio separata. |
| „Laarchiviazione tecnica significa automaticamente certezza del diritto.“ | I requisiti giuridici devono essere valutati separatamente. |
Riepilogo #
L'archiviazione e-mail di SpamExperts consente la conservazione centralizzata aggiuntiva e la successiva ricerca delle e-mail elaborate tramite l'infrastruttura SpamExperts dedicata.
Un archivio di posta elettronica non va confuso né con la quarantena antispam né con un backup classico. La quarantena serve a gestire i messaggi trattenuti, un backup principalmente al ripristino dei dati e un archivio alla conservazione a lungo termine e alla ricerca mirata.
Quando si cerca un messaggio archiviato, è opportuno conoscere, per quanto possibile, il periodo, il mittente, il destinatario e l’oggetto. Se un messaggio non viene trovato, è inoltre necessario verificare se sia stato effettivamente elaborato tramite il canale di spam di SpamExperts previsto e se l’archiviazione fosse attiva in quel momento.
Poiché gli archivi di posta elettronica possono contenere dati riservati e personali, diritti di accesso adeguati e regole organizzative sono particolarmente importanti.
L'archiviazione tecnica non sostituisce una verifica individuale dei requisiti legali di conservazione, protezione dei dati o conformità.
